Bokföra kaffe och fika: konto, avdrag och moms

Kaffepaketet i matkassen från butiken är antagligen den utgift ditt företag har oftast och funderar minst på. Ändå avgörs konteringen av en enda fråga: vem drack kaffet. Samma påse kaffebönor är en fullt avdragsgill personalkostnad utan beloppstak när den står i personalrummet, och en hårt beloppsbegränsad representationskostnad när den serveras till en kund. Den här guiden går igenom var gränsen går, vilka BAS-konton som gäller, hur momsen hanteras och hur konteringen ser ut i praktiken. Kontonummer följer BAS 2026, och samtliga belopp och procentsatser avser inkomståret 2026 om inget annat anges.

Kaffe och fika i korthet

Har du bråttom är det här det viktigaste:

• Fika till egen personal är personalvård. Kostnaden är fullt avdragsgill och förmånen skattefri för den anställda. Det finns inget beloppstak i kronor.
• Personalfika bokförs på 7690 Övriga personalkostnader. Undergruppens restkonto 7699 fungerar lika bra.
• Fika till kund är representation. Då gäller ett tak på 60 kronor per person exklusive moms för enklare förtäring.
• Taket är en tröskel, inte ett avdrag. Kostar fikat 80 kronor per person medges inget avdrag alls, inte avdrag för 60 kronor.
• Måltider ger noll i avdrag. Frukost, lunch och middag vid representation är inte avdragsgilla sedan 2017.
• Momsen följer egna regler. Vid representation får du lyfta moms på ett underlag om högst 300 kronor per person och tillfälle, även när kostnadsavdraget faller.
• Livsmedelsmomsen är 6 procent sedan den 1 april 2026, men servering på plats på kafé eller restaurang har fortfarande 12 procent.
• Lunch är aldrig personalvård. Fri lunch är en skattepliktig kostförmån, värderad till 124 kronor per måltid 2026.
• Enskild firma har ingen personal att vårda. Kaffe till dig själv är en privat levnadskostnad.

Fika till personalen är personalvård

Utgångspunkten finns i 11 kap. 11 § inkomstskattelagen (1999:1229), som slår fast att personalvårdsförmåner inte ska tas upp till beskattning. Med det avses "förmåner av mindre värde som inte är en direkt ersättning för utfört arbete utan består av enklare åtgärder för att skapa trivsel i arbetet".

Nästa paragraf gör det konkret. Enligt 11 kap. 12 § räknas som personalvårdsförmåner "bland annat sådana förfriskningar och annan enklare förtäring i samband med arbetet som inte kan anses som måltid". Kaffet, teet, fruktkorgen och bullen på fredagsmötet är alltså inte ett gränsfall utan själva skolexemplet på vad lagstiftaren hade i åtanke.

Två saker följer av det. Den anställda beskattas inte för förmånen, och företaget får full avdragsrätt för kostnaden. Till skillnad från nästan allt annat på det här området finns ingen beloppsgräns i kronor. Skatteverkets och lagtextens krav handlar om förmånens karaktär och inte om något fastställt kronbelopp, och en dyrare kaffemaskin på kontoret ändrar därför ingenting i sak.

Villkoren: enklare slag och lika för alla

Skattefriheten är villkorad. Lagtexten räknar upp fyra saker som aldrig är personalvårdsförmåner, och två av dem fäller regelbundet småföretag:

• Förmåner som inte riktar sig till hela personalen. Kaffe åt ledningsgruppen men inte åt lagerpersonalen är ingen personalvårdsförmån. Erbjudandet ska gälla alla anställda på arbetsplatsen.
• Förmåner som den anställda kan byta ut mot kontant ersättning. Erbjuder du 300 kronor i månaden att ta ut i pengar för den som avstår fikat blir hela förmånen lön.
• Rabatter, som i stället hanteras av personalrabattsreglerna.
• Förmåner utanför arbetsgivarens arbetsplatser som lämnas genom kuponger eller motsvarande betalningssystem. Ett kafékort som den anställda använder utanför arbetsplatsen är alltså inte skattefritt, medan samma kaffe bryggt på kontoret är det.

Därutöver ska förtäringen vara av enklare slag. Skatteverket räknar upp alkoholfri dryck, kaffe och te, kakor och bullar, frukt och enklare smörgås som exempel på enklare förtäring. Så snart det övergår i en måltid, en tallrik pasta eller en sallad som ersätter lunchen, faller skattefriheten.

Bokföra personalfika

Fika till den egna personalen är en personalkostnad och hör hemma i kontoklass 7. Enligt BAS 2026 bokförs den på 7690 Övriga personalkostnader. Undergruppens restkonto 7699 Övriga personalkostnader fungerar lika bra, och många lägger upp ett eget underkonto för kaffe och fika, vilket gör posten lätt att följa över tid. Väljer du det senare, ta ett nummer som är ledigt i BAS 2026. Gruppen är glesare än den ser ut: 7691 är Personalrekrytering, 7692 Begravningshjälp och 7693 Fritidsverksamhet, medan 7694 till 7698 står tomma.

Någon egen kontorad för just personalvård eller fika finns alltså inte i BAS 2026. Kaffet är en personalkostnad som vilken annan, utan de beloppsgränser som motiverar egna parkonton på representationssidan.

Håll däremot personalfikat borta från 7631 och 7632 Personalrepresentation. De kontona är till för personalfester, kickoffer och intern representation, alltså tillfällen som har egna beloppsgränser. Blandar du ihop dem blir avstämningen i bokslutet onödigt tung, eftersom 7632 ska återläggas i deklarationen medan 7690 inte ska det.

Fika vid möte med kund är representation

Så snart fikat serveras till någon utanför företaget byter utgiften regelverk. En kund, en leverantör eller en samarbetspartner i mötesrummet gör fikat till extern representation, och då gäller helt andra begränsningar än för personalvården.

Sedan den 1 januari 2017 medges inget avdrag alls för måltider vid representation. Frukost, lunch och middag ger 0 kronor. Kvar finns ett smalt undantag för just den sortens fika den här artikeln handlar om: enklare förtäring och förfriskningar av mindre värde är avdragsgilla med högst 60 kronor per person exklusive moms för inkomståret 2026.

Att den gränsen är en tröskel och inte ett avdragsbelopp är den enskilt dyraste missuppfattningen på området. Kostar fikat 61 kronor per person är det inte 60 kronor som är avdragsgilla, utan noll. Hela utgiften blir då ej avdragsgill och ska återläggas i deklarationen.

Den avdragsgilla delen bokförs på 6071 Representation, avdragsgill och den ej avdragsgilla på 6072 Representation, ej avdragsgill. För att avdraget ska hålla vid en granskning behöver underlaget visa datum, syfte med representationen samt namn på deltagarna och vilka företag de representerar. Utan den dokumentationen faller både kostnadsavdraget och momsavdraget. Mer om hur de ej avdragsgilla posterna hanteras hittar du i vår guide om ej avdragsgilla kostnader.

Fika vid interna möten

Mellan personalvård och extern representation ligger den interna representationen: personalfester, informationsmöten och planeringskonferenser. Där gäller samma tak som externt, 60 kronor per person exklusive moms för enklare förtäring och 0 kronor för måltider, medan hyra och underhållning vid personalfester är avdragsgilla med högst 180 kronor exklusive moms per person och tillfälle. Kostnaderna bokförs på 7631 Personalrepresentation, avdragsgill och 7632 Personalrepresentation, ej avdragsgill.

Gränsdragningen mot personalvård avgörs av tillfället, inte av innehållet i fikakorgen. Kaffet som står framme hela dagen är personalvård på 7690. Kaffet och smörgåstårtan på det halvårsvisa informationsmötet är intern representation på 7631. Ett återkommande veckomöte är däremot arbete, inte representation, så fikat där är fortfarande personalvård. Samma logik styr kringkostnaderna vid konferenser och utbildningar.

Moms på kaffe och fika

Momsen följer ett eget regelverk och sammanfaller inte med inkomstbeskattningen. Två frågor behöver hållas isär.

Först: vilken momssats gäller på inköpet? Momssatsen på livsmedel sänktes från 12 till 6 procent den 1 april 2026 och den sänkta satsen gäller till och med den 31 december 2027. Kaffe, bullar och frukt som du köper i en livsmedelsbutik har alltså 6 procent moms. Serveras fikat i stället på plats på ett kafé eller en restaurang är det en restaurangtjänst med 12 procent moms, medan hämtmat följer livsmedelssatsen. Skillnaden syns direkt på kvittot och måste bokföras rätt för att momsdeklarationen ska stämma.

Sedan: hur mycket av momsen får dras av? På personalfika är hela den ingående momsen avdragsgill, eftersom personalvård är en kostnad i verksamheten och förmånen är skattefri för den anställda. Vid representation gäller i stället en särskild begränsning: avdrag för moms medges på ett underlag om högst 300 kronor exklusive moms per person och tillfälle.

Det viktiga är att de två begränsningarna lever sina egna liv. Ett fika för 80 kronor per person ger noll i kostnadsavdrag, eftersom 60-kronorsgränsen passerats, men hela momsen får ändå lyftas, eftersom underlaget ligger långt under 300 kronor. Det omvända gäller vid en dyr affärsmiddag, där kostnadsavdraget är noll och momsavdraget begränsas till underlaget 300 kronor per person.

Lunch räknas aldrig som personalvård

Här går den skarpaste gränsen i hela regelverket, och den är inskriven i lagtexten själv. Personalvårdsförmånerna omfattar bara förtäring "som inte kan anses som måltid". Bjuder arbetsgivaren på lunch är det därför aldrig en skattefri förmån, hur enkel maten än är och hur mycket den än främjar trivseln på jobbet.

Företaget behåller avdragsrätten för utgiften, precis som för lön, men den anställda ska beskattas för en kostförmån. Förmånen värderas efter schablon och inte efter vad måltiden faktiskt kostade. Bjuder du på en lunch för 95 kronor blir förmånsvärdet ändå 124 kronor för inkomståret 2026, frukost värderas till 62 kronor och helt fri kost med minst tre måltider per dag till 310 kronor. Arbetsgivaren gör skatteavdrag, betalar arbetsgivaravgifter på värdet och redovisar förmånen per anställd i arbetsgivardeklarationen.

Undantag finns. Måltider vid intern representation beskattas inte, om sammankomsten är tillfällig och kortvarig. Fri kost på tjänsteresa utlöser ingen kostförmån när den obligatoriskt ingår i priset för en biljett med allmänna transportmedel, eller när det är hotellfrukost som obligatoriskt ingår i rumspriset. Måltider som ingår i avgiften för en extern kurs eller konferens är däremot en skattepliktig kostförmån.

Kaffe i enskild firma

Reglerna om personalvårdsförmåner förutsätter att det finns en anställd som får en förmån av sin arbetsgivare. I en enskild firma är du inte anställd av företaget, utan identisk med det, och därför kan du inte ge dig själv en skattefri personalvårdsförmån. Kaffet du dricker under arbetsdagen är en privat levnadskostnad som inte får dras av, och köper du det med företagskortet bokförs det som eget uttag på 2013 Övriga egna uttag.

Har du anställda i firman gäller personalvårdsreglerna fullt ut för dem. Då är det bara din egen andel som ska hållas utanför. I ett aktiebolag är läget ett annat: där är du som ägare faktiskt anställd, och kaffet på kontoret är personalvård på vanligt sätt. Det är en av de mer påtagliga skillnaderna mellan företagsformerna, och den överraskar många som drivit enskild firma innan de startade aktiebolag.

Konteringsexempel

Exempel 1: kaffe och frukt till kontoret. Du handlar kaffe, te och frukt till personalrummet i en livsmedelsbutik för 1 060 kronor, varav 1 000 kronor exklusive moms och 60 kronor i moms (livsmedel, 6 procent). Betalningen sker med företagskortet. Ingen beloppsgräns tillämpas och hela momsen lyfts.

Konto	Debet	Kredit
7690 Övriga personalkostnader	1 000
2641 Debiterad ingående moms	60
1930 Företagskonto		1 060

Exempel 2: fika vid kundmöte, inom gränsen. Du köper kaffe och bullar till ett möte med fem personer för 265 kronor, varav 250 kronor exklusive moms och 15 kronor i moms (livsmedel, 6 procent). Kostnaden blir 50 kronor per person exklusive moms, alltså under gränsen på 60 kronor, och hela beloppet är avdragsgillt.

Konto	Debet	Kredit
6071 Representation, avdragsgill	250
2641 Debiterad ingående moms	15
1930 Företagskonto		265

Exempel 3: fika vid kundmöte, över gränsen. Samma situation, men fyra personer och ett inköp på 339,20 kronor, varav 320 kronor exklusive moms och 19,20 kronor i moms. Kostnaden blir 80 kronor per person, alltså över gränsen, vilket innebär att inget avdrag alls medges vid inkomstbeskattningen. Underlaget ligger däremot långt under 300 kronor per person, så hela momsen får lyftas.

Konto	Debet	Kredit
6072 Representation, ej avdragsgill	320
2641 Debiterad ingående moms	19,20
1930 Företagskonto		339,20

Beloppet på 6072 ska sedan återläggas i Inkomstdeklaration 2 under punkt 4.3 c på blanketten INK2S.

Vanliga misstag att undvika

• Att tro att 60-kronorsgränsen är ett avdrag. Den är en tröskel. En krona över gränsen tar bort hela avdraget, inte bara överskjutande belopp.
• Att lägga personalfika på representationskonton. Kaffet i personalrummet har inget beloppstak alls. Bokför du det på 7632 återlägger du i praktiken en fullt avdragsgill kostnad och betalar för mycket skatt.
• Att blanda ihop 6 och 12 procent moms. Butiksinköp har 6 procent sedan den 1 april 2026, servering på kafé har 12 procent. Läs momssatsen på kvittot i stället för att anta.
• Att räkna beloppsgränsen inklusive moms. Gränsen på 60 kronor och underlaget på 300 kronor anges båda exklusive moms.
• Att ge fika till bara en del av personalen. Skattefriheten kräver att förmånen riktar sig till hela personalen på arbetsplatsen.
• Att erbjuda ett kontant alternativ. Kan förmånen bytas mot pengar är den lön, oavsett hur liten den är.
• Att låta fikat bli lunch. En smörgås är enklare förtäring, en tallrik mat är en måltid och därmed en skattepliktig kostförmån.
• Att slarva med deltagarförteckningen. Vid representation faller både kostnadsavdrag och momsavdrag utan uppgift om syfte, deltagare och företag.
• Att dra av eget kaffe i enskild firma. Det är en privat levnadskostnad och ska bokföras som eget uttag.
• Att missa att momsavdraget kan finnas kvar. Att kostnaden är ej avdragsgill betyder inte att momsen är det. De två gränserna prövas var för sig.

Vanliga frågor om att bokföra kaffe och fika

Är kaffe till personalen avdragsgillt?

Ja. Kaffe, te, frukt och enklare fikabröd till de anställda är en personalvårdsförmån enligt 11 kap. 11 och 12 §§ inkomstskattelagen. Förmånen är skattefri för den anställda och kostnaden är fullt avdragsgill för företaget, utan någon beloppsgräns i kronor. Villkoret är att förmånen är av mindre värde och enklare slag, att den riktar sig till hela personalen och att den inte kan bytas mot kontant ersättning. Även den ingående momsen får dras av.

På vilket konto bokförs fika?

Fika till den egna personalen bokförs som personalkostnad på 7690 Övriga personalkostnader enligt BAS 2026, eller på undergruppens restkonto 7699 Övriga personalkostnader. Många lägger upp ett eget underkonto för kaffe och fika, vilket gör posten lätt att stämma av i bokslutet. Fika vid ett möte med kund hör i stället hemma på 6071 Representation, avdragsgill, och fika vid intern representation på 7631 Personalrepresentation, avdragsgill.

Räknas fika med kund som representation?

Ja. Så snart fikat serveras till någon utanför företaget, till exempel en kund eller en leverantör, är det extern representation och inte personalvård. För inkomståret 2026 medges avdrag för enklare förtäring med högst 60 kronor per person exklusive moms. Överstiger utgiften den gränsen faller avdraget bort helt, inte bara den överskjutande delen, och beloppet bokförs på 6072 Representation, ej avdragsgill. Måltider vid representation ger 0 kronor i avdrag.

Får jag dra av momsen på kaffe?

Ja, i båda fallen, men efter olika regler. På personalfika är hela den ingående momsen avdragsgill, eftersom personalvård är en kostnad i verksamheten. Vid representation får du dra av momsen på ett underlag om högst 300 kronor exklusive moms per person och tillfälle, även när kostnadsavdraget faller bort. Momssatsen på livsmedel är 6 procent sedan den 1 april 2026, medan servering på plats på kafé eller restaurang har 12 procent.

Är lunch till personalen avdragsgill?

Kostnaden är avdragsgill för företaget, men förmånen är aldrig skattefri för den anställda. Lagtexten undantar uttryckligen förtäring som kan anses som måltid från personalvårdsförmånerna, så fri lunch är en skattepliktig kostförmån. För inkomståret 2026 värderas den till 124 kronor per lunch eller middag och 62 kronor för frukost. Arbetsgivaren ska göra skatteavdrag och betala arbetsgivaravgifter på förmånsvärdet och redovisa det per anställd i arbetsgivardeklarationen.

Förenkla bokföring, bokslut och deklaration med Invenseit

Kaffe och fika är små belopp som återkommer varje vecka, och just därför lönar det sig att lägga konteringen rätt en gång i stället för att reda ut den i efterhand. Ställ frågan vem som drack kaffet, så följer kontot av sig självt: personalen ger 7690, kunden ger 6071 eller 6072 och personalfesten ger 7631 eller 7632. Resten är en avstämning i bokslutet, där de ej avdragsgilla posterna ska återläggas i Inkomstdeklaration 2 och påverka bolagets skatt. Med Invenseit gör du din digitala årsredovisning och din inkomstdeklaration (INK2) i samma flöde, med realtidsvalidering som fångar fel innan inlämning och signering med BankID. Har du frågor om en specifik utgift är du välkommen att kontakta oss.