Bokföra inventarier och maskiner: gräns, konto, avskrivning

En bärbar dator, en svarv till verkstaden och ett konferensbord har alla samma fråga att svara på först: ska inköpet aktiveras som en tillgång, eller får det kostnadsföras direkt? Svaret styr både vilket konto du bokför på och hur lång tid utgiften belastar resultatet. Guiden går igenom gränsen mot förbrukningsinventarier, rätt BAS-konton för maskiner och inventarier, momsen vid inköp, avskrivningen i korthet och vad som händer när en tillgång säljs eller skrotas. Kontonummer följer BAS 2026, och belopp avser inkomståret 2026 om inget annat anges.

Inventarier i korthet

Har du bråttom är det här det viktigaste:

• Gränsen går vid ett halvt prisbasbelopp eller tre års livslängd. Är anskaffningsvärdet högst 29 599 kronor exklusive moms, eller är den ekonomiska livslängden högst tre år, får du kostnadsföra direkt i stället för att aktivera.
• Maskiner och inventarier har varsin kontogrupp. Maskiner ligger i 121x med huvudkonto 1210, övriga inventarier i 122x med huvudkonto 1220. Mönstret av underkonton är identiskt i båda grupperna.
• Förbrukningsinventarier bokförs som en kostnad, normalt på 5410, och hamnar aldrig i kontoklass 1.
• Försäljning kräver att du bokar bort tillgången helt, både anskaffningsvärde och ackumulerade avskrivningar, innan vinsten eller förlusten kan räknas fram.

Inventarie eller förbrukningsinventarie?

En inventarie är en anläggningstillgång: något som köps in för att användas i verksamheten under flera år, inte för att säljas vidare eller förbrukas direkt. Utgiften ska då periodiseras genom avskrivning i stället för att belasta ett enda år, precis som för maskiner, byggnader och andra anläggningstillgångar som vi går igenom i guiden om att bokföra avskrivningar.

Inkomstskattelagen ger två separata undantag från den huvudregeln. Är anskaffningsvärdet lågt räknas inköpet som en förbrukningsinventarie oavsett hur länge tillgången faktiskt kommer att användas. Är den ekonomiska livslängden kort räknas inköpet som en förbrukningsinventarie oavsett pris. Räcker det ena undantaget in är hela inköpet en förbrukningsinventarie, det krävs inte att båda är uppfyllda samtidigt.

Beloppsgränsen

Gränsen för mindre värde är ett halvt prisbasbelopp exklusive moms. Prisbasbeloppet för inkomståret 2026 är 59 200 kronor, vilket ger en gräns på 29 600 kronor. Eftersom lagtexten kräver att anskaffningsvärdet understiger gränsen, alltså är strikt lägre, ligger taket i praktiken på 29 599 kronor för belopp i hela kronor.

Bedömningen görs exklusive moms och per tillgång, men inventarier med ett naturligt samband prövas tillsammans. Köper du ett konferensbord med tillhörande stolar, eller en dator med tillbehör som bara fungerar ihop med den, är det det sammanlagda anskaffningsvärdet som ska jämföras med gränsen, inte varje del för sig.

Livslängdsregeln är fristående från beloppet. Skatteverket bedömer tre år som en gräns för den ekonomiska livslängden, inte för hur länge tillgången faktiskt kommer att användas i just ditt bolag. En dyr tillgång som typiskt sett byts ut eller blir obrukbar inom tre år, till exempel viss mät- eller testutrustning i en snabbrörlig bransch, får kostnadsföras direkt även om priset i övrigt hade motiverat aktivering.

Bokföra inköp av inventarie

Maskiner och övriga inventarier har varsin kontogrupp i BAS, men grupperna är uppbyggda på exakt samma sätt: ett huvudkonto, ett konto för övriga tillgångar av samma slag, och separata konton för byggnads- och markinventarier, datorer, fordon och finansiellt leasade tillgångar.

Tillgångsslag	Maskiner (produktion)	Inventarier (ej produktion)
Huvudkonto	1210	1220
Övriga tillgångar av samma slag	1211	1221
Byggnads- och markinventarier	1212	1222
Datorer	1214	1224
Fordon	1216 Arbetsfordon	1226 Bilar och transportmedel
Finansiellt leasade tillgångar	1217	1227

Skillnaden mellan grupperna handlar om produktion, inte om storlek eller pris. En svarv i verkstaden bokförs som maskin i 121x, en dator på kontoret som inventarie i 122x, även om datorn kostat mer. Huvudkontona 1210 och 1220 används för de flesta inköp som inte passar in i något av de mer specifika underkontona.

Kontering vid inköp följer samma mönster oavsett grupp: debitera tillgångskontot med anskaffningsvärdet exklusive moms, debitera ingående moms, och kreditera leverantörsskulden eller banken. Anskaffningsvärdet är utgiften för själva förvärvet plus det som krävs för att få tillgången på plats och i skick att användas, till exempel frakt, installation och montering. Hela systematiken i kontoklass 1, och hur den hänger ihop med resten av kontoplanen, går vi igenom i guiden om BAS-kontoplanen.

Bokföra förbrukningsinventarie

Understiger anskaffningsvärdet gränsen, eller är livslängden högst tre år, kostnadsförs hela beloppet direkt. BAS har ett eget gruppkonto för det: 5400 Förbrukningsinventarier och förbrukningsmaterial, med huvudkontot 5410 Förbrukningsinventarier för själva inköpet. Vill du hålla isär hur länge tillgången väntas hålla finns 5411 för förbrukningsinventarier med en livslängd på mer än ett år och 5412 för dem med en livslängd på högst ett år, men de flesta bolag klarar sig med 5410.

Tillgången hamnar aldrig i kontoklass 1 och skrivs inte av. Hela utgiften påverkar resultatet det år den bokförs, och det förs inget anläggningsregister för den.

Moms vid inköp

Momsen behandlas likadant oavsett om inköpet aktiveras eller kostnadsförs direkt. Används tillgången i en momspliktig verksamhet är den ingående momsen fullt avdragsgill och bokförs på 2641 Debiterad ingående moms, normalt 25 procent av priset exklusive moms. Blandas momspliktig och momsfri verksamhet ska den ingående momsen delas upp efter användningen, men den fördelningen hör hemma i guiden om att bokföra moms.

Avskrivning av inventarier

Aktiverade inventarier och maskiner skrivs av över sin nyttjandeperiod, precis som andra anläggningstillgångar. I K2 får nyttjandeperioden för maskiner, inventarier och immateriella anläggningstillgångar bestämmas till fem år enligt punkt 10.27, en frivillig förenkling som slipper en bedömning per tillgång. Kostnaden bokförs i kontogrupp 78 mot tillgångens konto för ackumulerade avskrivningar, till exempel 7832 mot 1229 för inventarier och 7831 mot 1219 för maskiner. Hela mekaniken, inklusive skattereglerna och konteringsexemplen, går vi igenom i guiden om att bokföra avskrivningar. Skiljer sig det skattemässiga avdraget från den planenliga avskrivningen uppstår en överavskrivning, som vi går igenom i guiden om att bokföra överavskrivningar.

Försäljning av inventarie

Att sälja en inventarie som redan finns i bokföringen kräver tre separata steg: momsen på försäljningen, avregistreringen av tillgången och beräkningen av vinst eller förlust.

Säljs tillgången i en momspliktig verksamhet läggs utgående moms på försäljningspriset, normalt 25 procent på 2611 Utgående moms, 25 %. Sedan bokas tillgången bort i sin helhet: anskaffningsvärdet krediteras bort från tillgångskontot och de ackumulerade avskrivningarna debiteras bort från sitt konto. Mellanskillnaden mellan försäljningspriset exklusive moms och det bokförda värdet, alltså anskaffningsvärde minus ackumulerade avskrivningar, blir en vinst på 3973 Vinst vid avyttring av maskiner och inventarier eller en förlust på 7973 Förlust vid avyttring av maskiner och inventarier.

Utrangering

Skrotas en tillgång utan att säljas, en så kallad utrangering, bokas anskaffningsvärdet och de ackumulerade avskrivningarna bort på samma sätt som vid en försäljning, men utan någon motpost för betalning. Hela det kvarvarande bokförda värdet blir då en förlust på 7973, eftersom utrangeringen enligt K2 punkt 7.14 ska redovisas som en realisationsförlust.

Utrangering ska hållas isär från nedskrivning. En tillgång som tappat i värde men fortfarande används och ger nytta i verksamheten ska i stället skrivas ned, inte utrangeras, vilket vi går igenom i guiden om att bokföra nedskrivning. Är tillgången förstörd eller obrukbar handlar det om en utrangering, är den bara mindre värd handlar det om en nedskrivning.

Anläggningsregister

Årsredovisningen ska innehålla en not som specificerar varje tillgångsslags anskaffningsvärde, årets inköp och avyttringar samt ackumulerade av- och nedskrivningar, enligt K2 punkterna 18.4 och 18.10 samt 5 kap. 8 § årsredovisningslagen. Ett anläggningsregister, en förteckning per tillgång med anskaffningsdatum, anskaffningsvärde och avskrivningsplan, är i praktiken det enda sättet att ta fram den noten utan att räkna om allt för hand vid varje bokslut.

Konteringsexempel

Exemplen nedan använder hela kronor och 25 procents moms.

Exempel 1: inköp av en maskin för 180 000 kronor exklusive moms. Beloppet överstiger gränsen, så inköpet aktiveras.

Konto	Debet	Kredit
1210 Maskiner och andra tekniska anläggningar	180 000
2641 Debiterad ingående moms	45 000
2440 Leverantörsskulder		225 000

Exempel 2: inköp av en skrivare för 8 000 kronor exklusive moms. Beloppet ligger under gränsen för mindre värde, så hela utgiften kostnadsförs direkt.

Konto	Debet	Kredit
5410 Förbrukningsinventarier	8 000
2641 Debiterad ingående moms	2 000
2440 Leverantörsskulder		10 000

Exempel 3: försäljning av en inventarie. Anskaffningsvärdet var 60 000 kronor, ackumulerade avskrivningar 42 000 kronor, alltså ett bokfört värde på 18 000 kronor. Tillgången säljs för 25 000 kronor exklusive moms, vilket ger en vinst på 7 000 kronor.

Konto	Debet	Kredit
1930 Företagskonto	31 250
1229 Ackumulerade avskrivningar på inventarier, verktyg och installationer	42 000
1220 Inventarier, verktyg och installationer		60 000
2611 Utgående moms, 25 %		6 250
3973 Vinst vid avyttring av maskiner och inventarier		7 000

Vanliga misstag att undvika

• Att pröva delarna i ett inköp var för sig. Har inventarierna ett naturligt samband, till exempel ett bord och dess stolar, ska det sammanlagda anskaffningsvärdet prövas mot gränsen, inte varje del för sig.
• Att blanda ihop maskiner och inventarier. Skillnaden går på om tillgången används i produktion, inte på pris eller storlek. En produktionsmaskin hör hemma i 121x, kontorsutrustning i 122x.
• Att glömma bort de ackumulerade avskrivningarna vid en försäljning. Bara anskaffningsvärdet bokas bort ger ett felaktigt bokfört värde och en helt fel beräknad vinst eller förlust.
• Att blanda ihop utrangering och nedskrivning. En tillgång som är förstörd eller obrukbar utrangeras. En tillgång som fortfarande används men tappat i värde ska i stället skrivas ned.
• Att runda gränsen för mindre värde uppåt. Anskaffningsvärdet exklusive moms ska understiga gränsen, alltså vara strikt lägre än 29 600 kronor för inkomståret 2026, inte ligga precis på den.
• Att sakna ett anläggningsregister. Utan en förteckning per tillgång går varken anläggningsnoten eller avstämningen av avskrivningarna att göra på ett tillförlitligt sätt.

Vanliga frågor om att bokföra inventarier

När är något en inventarie och när är det en förbrukningsinventarie?

En inventarie är en anläggningstillgång som ska aktiveras och skrivas av över sin nyttjandeperiod. En förbrukningsinventarie kostnadsförs i stället direkt när den köps in. Gränsen mellan dem sätts av två oberoende regler: anskaffningsvärdet exklusive moms ska understiga ett halvt prisbasbelopp, eller så ska tillgången ha en ekonomisk livslängd på högst tre år. Räcker någon av grunderna får du kostnadsföra direkt, annars ska inköpet aktiveras och skrivas av.

På vilket konto bokförs inventarier?

Maskiner bokförs i kontogrupp 121x, med huvudkontot 1210 Maskiner och andra tekniska anläggningar. Övriga inventarier bokförs i kontogrupp 122x, med huvudkontot 1220 Inventarier, verktyg och installationer. Båda grupperna har samma mönster av underkonton: ett för övriga inventarier, ett för byggnads- och markinventarier, ett för datorer, ett för fordon och ett för finansiellt leasade tillgångar, plus konton för ackumulerade nedskrivningar och ackumulerade avskrivningar.

Vad är beloppsgränsen för förbrukningsinventarier?

Gränsen är ett halvt prisbasbelopp exklusive moms. Prisbasbeloppet för inkomståret 2026 är 59 200 kronor, vilket ger en gräns på 29 600 kronor. Ligger anskaffningsvärdet under gränsen får du kostnadsföra direkt på 5410 Förbrukningsinventarier i stället för att aktivera inköpet. Inventarier med naturligt samband, till exempel ett konferensbord med tillhörande stolar, prövas tillsammans mot gränsen.

Hur bokför jag försäljning av en inventarie?

Du bokar bort både anskaffningsvärdet och de ackumulerade avskrivningarna från tillgångskontona, lägger på utgående moms på försäljningspriset och bokför mellanskillnaden som vinst eller förlust. Är försäljningspriset exklusive moms högre än det bokförda värdet blir mellanskillnaden en vinst på 3973 Vinst vid avyttring av maskiner och inventarier, är det lägre blir det en förlust på 7973 Förlust vid avyttring av maskiner och inventarier.

Måste jag föra anläggningsregister?

Ja, i praktiken krävs det. Årsredovisningen ska innehålla en not om anläggningstillgångar med anskaffningsvärde, årets förändringar och ackumulerade av- och nedskrivningar per tillgångsslag, enligt K2 punkterna 18.4 och 18.10 samt 5 kap. 8 § årsredovisningslagen. Utan ett anläggningsregister som håller reda på varje tillgångs anskaffningsvärde, inköpsdatum och avskrivningsplan går den noten inte att ta fram.

Förenkla bokföring, bokslut och deklaration med Invenseit

Rätt gräns mellan inventarie och förbrukningsinventarie sätter tonen för hela avskrivningsplanen, och ett uppdaterat anläggningsregister gör bokslutet mycket enklare att stänga. Med Invenseit gör du din digitala årsredovisning och din inkomstdeklaration (INK2) direkt i webbläsaren, med realtidsvalidering som fångar upp fel innan inlämning och signering med BankID. Du för enkelt över siffrorna från årsredovisningen till deklarationen och lämnar in både till Bolagsverket och Skatteverket i samma flöde. Har du frågor om just dina inventarier och maskiner är du välkommen att kontakta oss.