Bokföra löner och arbetsgivaravgifter: konton och exempel

En lönekörning är en av få affärshändelser där fyra belopp rör sig samtidigt: den anställda får sin nettolön, Skatteverket får både den avdragna skatten och arbetsgivaravgiften, och företaget bokför en kostnad som är betydligt större än det belopp som lämnar bankkontot. Håller du isär de fyra delarna blir konteringen mekanisk. Blandar du ihop dem hamnar samma krona på två ställen, och skattekontot slutar stämma. Här går vi igenom hela flödet, från bruttolön till betalning, med aktuella procentsatser för 2026. Kontonummer följer BAS 2026.

Lönebokföring i korthet

Har du bråttom är det här det viktigaste:

• Full arbetsgivaravgift är 31,42 procent för 2026, på bruttolön och förmånsvärden, för den som är född 1959 eller senare.
• Bruttolönen är kostnaden, nettolönen är bara det som betalas ut.
• 2710 är den anställdas skatt, 2731 är företagets avgift. De är olika saker med samma förfallodag.
• Lönekörningen, avräkningen och betalningen är tre händelser, och de bokförs i var sitt verifikat.
• Arbetsgivardeklarationen lämnas den 12:e, i januari och augusti den 17:e, för de flesta företag.
• Förmåner ingår i underlaget för både skatteavdrag och arbetsgivaravgifter.
• Efter varje förfallodag ska 2710 och 2731 bara innehålla den senaste lönekörningen.

Delarna i en lönekörning

En lönekörning består av fyra belopp som hänger ihop matematiskt:

1. Bruttolönen är det avtalade beloppet före skatt och den enda av delarna som den anställda och företaget kommit överens om.
2. Personalskatten är den preliminärskatt du drar av från bruttolönen och betalar in för den anställdas räkning.
3. Arbetsgivaravgiften beräknas ovanpå bruttolönen och är en kostnad som aldrig syns som ett avdrag på lönespecifikationen.
4. Nettolönen är bruttolönen minus skatten, alltså det belopp som faktiskt lämnar företagskontot till den anställda.

Företagets totala kostnad är bruttolönen plus arbetsgivaravgiften. Vid en månadslön på 40 000 kronor och full avgift kostar den anställda alltså företaget 52 568 kronor i månaden, medan bara 28 000 kronor lämnar kontot till personen själv om skatteavdraget är 12 000 kronor. Det är den skillnaden som gör att en likviditetsplanering byggd på nettolöner nästan alltid slår fel.

Bruttolön

Bruttolönen bokförs på ett konto i kontogrupp 70 eller 72 beroende på vilken personalkategori det gäller. BAS delar upp dem:

• 7010 och 7011 Löner till kollektivanställda för arbetare.
• 7210 och 7211 Löner till tjänstemän för tjänstemän.
• 7220 och 7221 Löner till företagsledare för den som är företagsledare i ett fåmansföretag.
• 7240 Styrelsearvoden för arvode till styrelseledamöter.

Uppdelningen är inte kosmetisk. Årsredovisningens noter om medelantalet anställda och om löner och ersättningar bygger på den, och för ett bolag med både ägare och anställda blir noten fel om allt ligger på samma konto.

Sjuklön och semesterlön har egna konton, till exempel 7281 Sjuklöner till tjänstemän och 7285 Semesterlöner till tjänstemän. Att skilja ut dem gör det möjligt att följa den faktiska kostnaden för frånvaro utan att gräva i lönesystemet.

Skattepliktiga förmåner räknas in i underlaget för både skatteavdrag och arbetsgivaravgifter, men de är inget som betalas ut i pengar. Förmånen bokförs därför som en kostnad där den hör hemma och läggs samtidigt till underlaget, utan att påverka nettoutbetalningen.

Personalskatt som dras på lönen

Skatteavdraget beräknas enligt en skattetabell när ersättningen är mottagarens huvudinkomst. Är den i stället en sidoinkomst görs avdraget normalt med 30 procent. Har den anställda ett beslut om särskild beräkningsgrund, alltså jämkning, gäller det beslutet i stället för tabellen.

Skatten bokförs som en skuld på 2710 Personalskatt. Det är viktigt att se den för vad den är: pengar som tillhör den anställda men som företaget håller inne och vidarebefordrar. Den är aldrig en kostnad, och den ska aldrig hamna på ett konto i kontoklass 7.

Skyldigheten att betala arbetsgivaravgifter och göra skatteavdrag inträder när du ger ut ersättning för arbete på totalt 1 000 kronor eller mer under ett år till en person som har A-skatt. Under den gränsen finns varken avgift eller avdrag, vilket gör att en enstaka mindre ersättning kan hanteras enklare än en löpande lön.

Arbetsgivaravgifter

Ligger den sammanlagda ersättningen till en person över 1 000 kronor under året är full arbetsgivaravgift 31,42 procent för 2026, på bruttolön och förmånsvärden. Avgiften är inte en enda avgift utan sju, och sammansättningen ändrades vid årsskiftet trots att summan står stilla:

Avgift	2026	2020 till 2025
Sjukförsäkringsavgift	3,55 %	3,55 %
Föräldraförsäkringsavgift	2,00 %	2,60 %
Ålderspensionsavgift	10,21 %	10,21 %
Efterlevandepensionsavgift	0,30 %	0,60 %
Arbetsmarknadsavgift	2,64 %	2,64 %
Arbetsskadeavgift	0,10 %	0,20 %
Allmän löneavgift	12,62 %	11,62 %
Totalt	31,42 %	31,42 %

Tre nedsättningar gäller för 2026:

• Anställda födda 1938 till 1958 ger bara ålderspensionsavgift, 10,21 procent. Från och med den 1 januari 2026 gäller den nivån för den som vid årets ingång har fyllt 67 år eller mer.
• Anställda födda 1937 eller tidigare ger inga arbetsgivaravgifter alls.
• Anställda födda 2003 till 2007 ger 20,81 procent på ersättning upp till 25 000 kronor per kalendermånad. På den överskjutande delen betalas full avgift. Nedsättningen gäller ersättningar som ges ut under perioden 1 april 2026 till 30 september 2027.

Växa-stödet fungerar annorlunda från och med redovisningsperioden januari 2026. Tidigare redovisades en lägre avgift direkt i arbetsgivardeklarationen. Nu redovisar du full arbetsgivaravgift och ansöker separat om återbetalning, som sätts in på skattekontot tidigast den dag deklarationen senast ska vara inlämnad. Bokföringsmässigt betyder det att kostnaden på 7510 tas ut i sin helhet vid lönekörningen och att återbetalningen bokförs som en separat post när den kommer.

Kostnaden bokförs på 7510 Arbetsgivaravgifter 31,42 % och skulden på 2731 Avräkning lagstadgade sociala avgifter. Huvudkontot för avgiftsserien är 2730 Lagstadgade sociala avgifter och särskild löneskatt. Betalar företaget pensionspremier tillkommer särskild löneskatt på pensionskostnader, som räknas och bokförs för sig och som vi går igenom i guiden om särskild löneskatt på pensionskostnader.

Nettoutbetalning till den anställda

Nettolönen krediteras normalt direkt mot 1930 Företagskonto i samma verifikat som resten av lönekörningen. Det fungerar bra så länge lönen bokförs samma dag som den lämnar kontot.

Vill du att bankkontot i bokföringen ska följa kontoutdraget exakt, vilket underlättar den löpande avstämningen, kan du i stället gå via 2820 Kortfristiga skulder till anställda. Då krediteras 2820 vid lönekörningen och debiteras när betalningen går. Metoden är särskilt användbar när lönen bokförs den 25:e men betalas ut den 27:e, eller när utbetalningsfilen skickas i en batch.

Löneavdrag som inte är skatt, till exempel utmätning eller fackföreningsavgift, har egna konton i 275x- och 279x-serierna. De ska aldrig nettas mot bruttolönen, eftersom underlaget för arbetsgivaravgifter beräknas på bruttolönen före sådana avdrag.

Komplett konteringsexempel

Ett aktiebolag betalar ut lön till en tjänsteman den 25 mars. Bruttolönen är 40 000 kronor, skatteavdraget enligt skattetabell 12 000 kronor och arbetsgivaravgiften full, alltså 40 000 × 31,42 procent = 12 568 kronor.

Steg 1, lönekörningen den 25 mars:

Konto	Debet	Kredit
7210 Löner till tjänstemän	40 000
7510 Arbetsgivaravgifter 31,42 %	12 568
2710 Personalskatt		12 000
2731 Avräkning lagstadgade sociala avgifter		12 568
1930 Företagskonto		28 000

Verifikatet balanserar: 52 568 kronor på debetsidan och 52 568 kronor på kreditsidan. Resultatet belastas med 52 568 kronor, medan bankkontot bara minskar med 28 000 kronor. Mellanskillnaden ligger som skuld till Skatteverket fram till förfallodagen.

Steg 2, skattekontot debiteras den 12 april:

Konto	Debet	Kredit
2710 Personalskatt	12 000
2731 Avräkning lagstadgade sociala avgifter	12 568
1630 Avräkning för skatter och avgifter (skattekonto)		24 568

Efter steg två står både 2710 och 2731 på noll, och skulden ligger i stället på skattekontot där den möts av företagets inbetalning.

Betalning till Skatteverket

Betalningen är en tredje händelse och ska inte blandas ihop med de två ovan. När pengarna lämnar företagskontot debiteras 1630 och 1930 krediteras. Verifikationen dateras till den dag pengarna lämnar kontot enligt bankkontoutdraget, inte till den dag Skatteverket bokför dem.

Förfallodagen beror på företagets omsättning. För ett företag med en omsättning på högst 40 miljoner kronor är den den 12:e i månaden efter utbetalningsmånaden, med undantag för januari och augusti då datumet är den 17:e. Infaller datumet på en lördag, en söndag eller en annan allmän helgdag flyttas det fram till närmast följande vardag, och betalningen ska vara bokförd på skattekontot senast då, inte skickad den dagen. Räkna med upp till tre bankdagar. Hela flödet över skattekontot, inklusive ränta och avstämning, går vi igenom i guiden om att bokföra skattekontot.

En enkel kontroll fångar de flesta fel: efter varje förfallodag ska 2710 och 2731 bara innehålla den senaste lönekörningen och ingenting äldre. Ligger det kvar belopp från tidigare månader har antingen betalningen bokförts fel eller en lönekörning aldrig avräknats.

Arbetsgivardeklaration på individnivå

Arbetsgivardeklarationen består av två delar. Individuppgiften lämnas per betalningsmottagare och innehåller bland annat kontant ersättning som är underlag för arbetsgivaravgifter i ruta 011, övriga skattepliktiga förmåner i ruta 012, bilförmån i ruta 013, fritt drivmedel vid bilförmån i ruta 018 och den avdragna skatten. Huvuduppgiften summerar hela företaget, med totala arbetsgivaravgifter och särskild löneskatt i ruta 487 och totalt avdragen skatt i ruta 497.

Avgiftsnivån följer av den anställdas födelseår, och det är själva anledningen till att åldersgrupperna ovan spelar roll i praktiken. Fyra nivåer förekommer under 2026: full avgift för födda 1959 eller senare, 20,81 procent för födda 2003 till 2007 på ersättning upp till 25 000 kronor per månad, 10,21 procent för födda 1938 till 1958 och ingen avgift alls för födda 1937 eller tidigare. I e-tjänsten räknar Skatteverket fram avgiften per person utifrån individuppgifterna, men lämnar du på blankett måste du räkna ut avgiften för varje avgiftsprocentsats för sig innan du summerar i ruta 487. Det är ett skäl att lägga upp lönearter i lönesystemet som följer samma indelning.

Deklarationen ska lämnas varje månad så länge företaget är registrerat som arbetsgivare. En månad utan utbetalningar deklareras med knappen Deklarera noll i e-tjänsten, och att hoppa över månaden är inget alternativ.

Semesterlöneskuld och andra upplupna poster

Lönekörningen fångar det som betalats ut. Vid bokslutet återstår det som är intjänat men inte utbetalt, och det är i praktiken tre poster:

• Semesterlöneskulden för intjänade men inte uttagna semesterdagar, med lagstadgade arbetsgivaravgifter ovanpå. Beräkningen och konteringen går vi igenom i guiden om att bokföra semesterlöneskuld.
• Upplupna löner för arbetad tid som betalas ut först nästa år, till exempel övertid eller bonus. De bokförs på 2910 Upplupna löner med arbetsgivaravgifter på 2941.
• Upplupna arbetsgivaravgifter på båda posterna ovan, med kostnaden på 7519 Arbetsgivaravgifter för semester- och löneskulder.

Gemensamt för dem är att de inte har passerat något lönesystem och därför inte heller någon arbetsgivardeklaration. De är rena bokslutsposter, och de får inte ligga kvar orörda i det nya året: antingen vänds de, eller så justeras skulden löpande, annars kostnadsförs den verkliga utbetalningen två gånger.

Lön till ägare i fåmansbolag

För ett fåmansbolag är ägarens lön både en lönefråga och en skatteplaneringsfråga. Bokföringsmässigt skiljer den sig inte från någon annan lön: den bokförs på 7220 eller 7221 Löner till företagsledare, med samma skatteavdrag och samma arbetsgivaravgifter som för vilken anställd som helst.

Det som skiljer är konsekvenserna. Bolagets utbetalda löner under ett år kan ge ägaren ett lönebaserat utrymme som höjer gränsbeloppet året därpå, och den beräkningen bygger på faktiskt utbetalda kontanta löner. Det är alltså inte tillräckligt att bokföra en lön, den ska ha betalats ut. Från och med inkomstår 2026 läggs det lönebaserade utrymmet till grundbeloppet i stället för att väljas i stället för det, och det förutsätter att löneunderlaget passerar åtta inkomstbasbelopp. Reglerna och beloppsgränserna går vi igenom i guiden om 3:12-reglerna.

Ett vanligt misstag i den här situationen är att bokföra ägarens uttag som lön i efterhand, i samband med bokslutet, utan att någon arbetsgivardeklaration lämnats för perioden. Lön ska redovisas i den månad den betalas ut, och en rättelse i efterhand kräver att deklarationerna för de berörda månaderna rättas.

Vanliga misstag att undvika

• Att bokföra nettolönen som kostnad. Kostnaden är bruttolönen, nettolönen är bara utbetalningen.
• Att blanda ihop 2710 och 2731. Den ena är den anställdas skatt, den andra företagets avgift.
• Att lägga arbetsgivaravgiften på ett lönekonto. Avgiften hör hemma på 7510, inte i kontogrupp 70 eller 72.
• Att glömma förmånerna i underlaget. Arbetsgivaravgifter beräknas på bruttolön och förmånsvärden tillsammans.
• Att netta löneavdrag mot bruttolönen. Underlaget beräknas på bruttolönen före avdrag för till exempel utmätning.
• Att använda 31,42 procent för alla anställda. Åldersgrupperna har egna nivåer, och de redovisas på egna underlagsrader.
• Att räkna med en lägre avgift för växa-stöd i lönekörningen. Från januari 2026 redovisas full avgift och stödet betalas tillbaka efter ansökan.
• Att låta 2710 och 2731 dra med sig gamla saldon. Efter varje förfallodag ska bara den senaste månaden ligga kvar.
• Att hoppa över deklarationen en månad utan lön. Så länge du är registrerad som arbetsgivare ska en nolldeklaration lämnas.
• Att bokföra ägarlön i efterhand vid bokslutet. Lönen ska redovisas i utbetalningsmånaden, annars måste deklarationerna rättas.

Vanliga frågor om att bokföra löner

Hur bokför jag en lönekörning?

I ett enda verifikat med fyra eller fem rader. Bruttolönen debiteras på ett lönekonto i kontogrupp 70 eller 72, arbetsgivaravgiften debiteras på 7510, den avdragna skatten krediteras på 2710 Personalskatt, arbetsgivaravgiften krediteras på 2731 Avräkning lagstadgade sociala avgifter och nettobeloppet krediteras på 1930 Företagskonto. Verifikatet ska balansera av sig självt: bruttolön plus arbetsgivaravgift på debetsidan är lika mycket som skatt, avgifter och nettolön på kreditsidan. Underlaget är lönespecifikationen eller lönesammanställningen för perioden.

På vilket konto bokförs arbetsgivaravgifter?

Kostnaden bokförs på 7510 Arbetsgivaravgifter 31,42 % och skulden på 2731 Avräkning lagstadgade sociala avgifter. Kontonamnet på 7510 innehåller procentsatsen för full avgift, men kontot används även när avgiften är lägre, till exempel för anställda som fyllt 67 år vid årets ingång. Behöver du dela upp kostnaden finns 7511 för avgifter på löner och ersättningar och 7512 för avgifter på förmånsvärden. Avgifter på semester- och löneskulder hör i stället hemma på 7519.

Vad är skillnaden mellan konto 2710 och 2731?

Båda är skulder till Skatteverket från samma lönekörning, men de kommer från olika håll. 2710 Personalskatt är den skatt du har dragit av från den anställdas bruttolön, alltså pengar som tillhör den anställda och som du bara vidarebefordrar. 2731 Avräkning lagstadgade sociala avgifter är arbetsgivaravgiften, en egen kostnad för företaget som aldrig syns på lönespecifikationen som ett avdrag. Båda kontona nollas när skattekontot debiteras, och efter varje förfallodag ska de bara innehålla den senaste lönekörningen.

Hur bokför jag utbetalningen av nettolönen?

Nettolönen bokförs normalt i samma verifikat som resten av lönekörningen, och krediteras då direkt på 1930 Företagskonto. Går utbetalningen från kontot en annan dag än den dag lönen bokförs kan du i stället kreditera 2820 Kortfristiga skulder till anställda vid lönekörningen och sedan debitera 2820 mot 1930 när pengarna faktiskt lämnar kontot. Fördelen med det andra sättet är att bankkontot i bokföringen alltid följer kontoutdraget dag för dag, vilket gör avstämningen enklare.

När ska arbetsgivardeklarationen lämnas?

Månaden efter att lönen har betalats ut. Ett företag med en omsättning på högst 40 miljoner kronor lämnar deklarationen den 12:e i månaden efter utbetalningsmånaden, med undantag för januari och augusti då datumet är den 17:e. Infaller datumet på en lördag, en söndag eller en annan allmän helgdag flyttas det fram till närmast följande vardag. Arbetsgivaravgifterna och den avdragna skatten ska vara betalda senast samma dag. Deklarationen ska lämnas varje månad så länge du är registrerad som arbetsgivare, även för en månad utan utbetalningar, och då används knappen Deklarera noll i e-tjänsten.

Förenkla bokföring, bokslut och deklaration med Invenseit

Lönerna är den största posten i de flesta små aktiebolags resultaträkning, och den som ger flest rader på skattekontot. Är lönekörningen, avräkningen och betalningen bokförda som tre separata händelser, och 2710 och 2731 nollade efter varje förfallodag, finns i praktiken inga dolda differenser kvar att leta efter i bokslutet. Med Invenseit gör du din digitala årsredovisning och din inkomstdeklaration (INK2) direkt i webbläsaren, med realtidsvalidering som fångar upp fel innan inlämning och signering med BankID. Du för enkelt över siffrorna från årsredovisningen till deklarationen och lämnar in både till Bolagsverket och Skatteverket i samma flöde. Har du frågor om just din lönebokföring är du välkommen att kontakta oss.