Bokföra semesterlöneskuld: beräkning och konton

Semesterlöneskulden är den bokslutspost som växer varje månad utan att någon bokför den. Den anställda tjänar in semesterdagar löpande, men lönen för dem betalas ut först när ledigheten tas ut, ofta ett halvår eller mer senare och ibland i form av semesterersättning när anställningen upphör. Utan en reservering hamnar kostnaden i fel år, och för ett bolag med några anställda handlar det snabbt om sexsiffriga belopp. Här går vi igenom hur skulden beräknas, vilka avgifter som ska ingå och hur du konterar den. Kontonummer följer BAS 2026.

Semesterlöneskuld i korthet

Har du bråttom är det här det viktigaste:

• Skulden avser intjänade men inte uttagna semesterdagar på balansdagen, per anställd.
• Den redovisas som upplupen kostnad, på 2920, inte som en avsättning.
• Lagstadgade arbetsgivaravgifter ska ingå. De bokförs för sig på 2941.
• Två beräkningsregler finns. Sammalöneregeln är huvudregel för månadslön, procentregeln ger tolv procent av intjänad lön.
• Semesteråret löper 1 april till 31 mars enligt lagen, men kollektivavtal ändrar ofta det.
• Sparade dagar ingår. De får sparas i högst fem år och ligger kvar i skulden hela tiden.
• Reserveringen ska vändas eller justeras löpande. Görs ingetdera kostnadsförs semestern två gånger.

Vad är semesterlöneskuld?

Semesterlöneskulden är värdet av den semester dina anställda har tjänat in men ännu inte fått betalt för. Rätten kommer från semesterlagen (1977:480), som i 4 § ger varje arbetstagare tjugofem semesterdagar per semesterår. Påbörjas anställningen efter den 31 augusti under semesteråret är rätten i stället fem dagar.

Hur många av dagarna som är betalda avgörs av 7 §. Från de dagar den anställda varit anställd under intjänandeåret dras de dagar personen varit helt frånvarande utan lön. Differensen divideras med antalet dagar under intjänandeåret, kvoten multipliceras med tjugofem och ett brutet tal avrundas uppåt till närmaste hela dag. Frånvaro på grund av semester, permittering, korttidsarbete eller sådan ledighet som är semesterlönegrundande räknas in i anställningstiden.

Enligt 3 § löper semesteråret från och med den 1 april ett år till och med den 31 mars påföljande år, och intjänandeåret är motsvarande tid närmast före. Det betyder att ett bolag med kalenderår som räkenskapsår alltid har en skuld på balansdagen, eftersom nio månader av intjänandeåret har passerat utan att semestern kunnat tas ut. Genom kollektivavtal som slutits eller godkänts av en central arbetstagarorganisation får man enligt 2 a § andra stycket avvika från bland annat 3 § och 16 till 16 b §§, och många avtal låter därför semesteråret sammanfalla med kalenderåret.

Varför den ska bokföras

Kravet står i punkt 17.10 i K2: ett företag ska redovisa de anställdas intjänade men inte uttagna semesterdagar som semesterlöneskuld i posten Upplupna kostnader och förutbetalda intäkter. Posten hör alltså hemma bland de kortfristiga skulderna och inte bland avsättningarna. K2 säger det uttryckligen i kommentaren till punkt 17.2: upplupna kostnader redovisas som skulder och inte som avsättningar även om betalningstidpunkt eller belopp är ovissa på balansdagen, eftersom osäkerheten i allmänhet är mycket mindre än för ett åtagande som kräver en avsättning. Samma kommentar nämner intjänad semester som just ett exempel på en upplupen kostnad.

Skulden ska enligt samma punkt beräknas individuellt för varje anställd. Det finns en öppning för schablonmässig värdering enligt punkt 2.9, men den är smalare än många tror. Schablonen får användas om det är svårt att få fram korrekta uppgifter eller om en mer exakt värdering inte kan motiveras av kostnadsskäl, och den måste dessutom vila på ett relevant och tillförlitligt underlag, användas konsekvent och ge ungefär samma värde som en beräkning utifrån årets faktiska förhållanden. För ett bolag med fem anställda och ett lönesystem som redan håller reda på saldon finns sällan något sådant kostnadsskäl.

Bakom K2 ligger den allmänna periodiseringsprincipen: kostnaden hör till det år arbetet utfördes, inte till det år ledigheten tas ut. Samma logik styr alla andra bokslutsposter, och den går vi igenom i guiden om periodisering i bokföringen.

Sammalöneregeln och procentregeln

Semesterlagen har två sätt att räkna fram semesterlönen, och valet mellan dem styr hela beräkningen av skulden.

Sammalöneregeln i 16 a § innebär att den anställda under semestern behåller den aktuella vecko- eller månadslönen plus eventuella fasta lönetillägg, och dessutom får ett semestertillägg. Tillägget är 1,82 procent av veckolönen för veckoavlönade och 0,43 procent av månadslönen för månadsavlönade, per betald semesterdag. Har den anställda även rörliga lönedelar är semesterlönen för dem tolv procent av den sammanlagda förfallna rörliga lönen under semesteråret.

Procentregeln i 16 b § innebär att semesterlönen är tolv procent av den anställdas förfallna lön under intjänandeåret. I lönesumman räknas inte semesterlön in, och inte heller ersättning för dagar med semesterlönegrundande frånvaro. För sådana frånvarodagar ökas i stället lönesumman med den inkomst personen skulle ha haft om arbete utförts i normal omfattning.

Enligt 16 § är sammalöneregeln huvudregeln för den som har lön bestämd per vecka eller månad. Procentregeln ska däremot användas i fem uppräknade fall: för den som har lön som inte är bestämd per vecka eller månad, som har en rörlig lönedel som kan uppskattas till minst tio procent av den sammanlagda lönen under semesteråret, som har haft varierande sysselsättningsgrad under intjänandeåret, som har ändrat sysselsättningsgrad mellan intjänandeåret och semesterledigheten, eller som varit frånvarande under intjänandeåret av skäl som inte är semesterlönegrundande. Arbetsgivaren får dessutom alltid välja att räkna enligt procentregeln i stället.

Så beräknar du skulden

Beräkningen består av tre steg, och de ska göras per anställd.

1. Räkna fram saldot. Antalet betalda semesterdagar som är intjänade men inte uttagna på balansdagen, inklusive sparade dagar från tidigare år.
2. Sätt ett värde per dag. Med sammalöneregeln är det lönen för dagen plus semestertillägget. K2:s eget räkneexempel för ett företag som följer kollektivavtal använder 5,4 procent av månadslönen per dag, uppdelat på 4,6 procent lön och 0,8 procent semestertillägg. Följer du bara lagen är tillägget i stället 0,43 procent.
3. Lägg på avgifterna. Se nästa avsnitt.

Med procentregeln blir steg ett och två ett enda steg: tolv procent av den lön som förfallit under intjänandeåret, minus det som redan betalats ut som semesterlön.

Sparade dagar ska räknas med. Enligt 18 § får en arbetstagare som under ett semesterår har rätt till mer än tjugo betalda semesterdagar spara de överskjutande dagarna, och de ska läggas ut inom fem år från utgången av det semesterår då de sparades. Enligt 22 § beräknas semesterlönen för sparade dagar enligt samma regler som övriga dagar, och samtliga sparade dagar som läggs ut betraktas som intjänade under det närmast föregående intjänandeåret. I praktiken innebär det att sparade dagar ligger kvar i skulden och räknas upp när lönen höjs, vilket är ett skäl att följa dem separat.

Sociala avgifter på skulden

Punkt 17.10 i K2 säger att lagstadgade arbetsgivaravgifter ska ingå i semesterlöneskulden, och kommentaren preciserar att det är de avgifter som ska redovisas i arbetsgivardeklarationen. Är procentsatserna för utbetalningsåret kända ska de användas vid skuldreserveringen, i annat fall får de procentsatser som gäller på balansdagen användas. För 2026 är full arbetsgivaravgift 31,42 procent.

Här har regeln ändrats, och skillnaden är lätt att missa. Genom BFNAR 2025:2 fick punkt 17.10 en ny lydelse som tillåter att avtalade avgifter baserade på lön, samt särskild löneskatt på den del av avgifterna som avser pension, räknas in i skulden. Den tidigare lydelsen sa uttryckligen att avtalade avgifter inte skulle ingå, av förenklingsskäl. Ändringen ska enligt övergångsbestämmelserna tillämpas första gången för räkenskapsår som inleds efter den 31 december 2025, alltså från och med räkenskapsår 2026 för ett bolag med kalenderår.

Praktiskt betyder det tre saker:

• För ett räkenskapsår som inleds senast den 31 december 2025 ska bara de lagstadgade avgifterna ingå, precis som tidigare.
• För ett räkenskapsår som inleds därefter är det ett val. Räknar du in de avtalade avgifterna ska du göra det konsekvent.
• Väljer du att räkna in dem kan avgifterna som avser pension och den särskilda löneskatten på dem behöva återläggas vid beskattningen, eftersom skattereglerna har egna tidpunkter för avdrag för pensionskostnader. Hur den skatten fungerar går vi igenom i guiden om särskild löneskatt på pensionskostnader.

Avgifterna bokförs skilda från själva lönedelen: skulden på 2941 Beräknade upplupna lagstadgade sociala avgifter och kostnaden på 7519 Arbetsgivaravgifter för semester- och löneskulder. Att inte använda det vanliga avgiftskontot 7510 är avsiktligt, eftersom det kontot ska kunna stämmas av mot arbetsgivardeklarationerna för året.

Bokföra skulden i bokslutet

Vad som bokförs vid bokslutet beror på om föregående års reservering ligger kvar på 2920. Gör den det är det bara förändringen som ska kostnadsföras, och kostnadskontot heter också just det: 7090 Förändring av semesterlöneskuld för kollektivanställda och 7290 Förändring av semesterlöneskuld för tjänstemän och företagsledare, med 7291 och 7292 som underkonton.

Har skulden då ökat från 140 000 till 162 000 kronor är det 22 000 kronor som kostnadsförs, inte 162 000. Har den minskat blir posten en intäkt, alltså en kreditering av samma konto. Har du i stället vänt reserveringen i januari, vilket vi går igenom i nästa avsnitt, bokförs hela det nya saldot vid bokslutet. Nettot på kontot över året blir detsamma i båda fallen, och det är därför kontot ligger i kontogrupp 70 och 72 tillsammans med lönerna och inte bland de upplupna kostnaderna: det mäter årets förändring i personalkostnaden.

I balansräkningen hamnar 2920 och 2941 båda i posten Upplupna kostnader och förutbetalda intäkter. De redovisas alltså inte var för sig, men de ska gå att specificera i en bokslutsbilaga, med en rad per anställd.

Vändning nästa räkenskapsår

Det finns två sätt att hantera reserveringen i det nya året, och båda fungerar så länge du väljer ett och håller dig till det.

Vändning i början av året innebär att hela reserveringen bokas bort den 1 januari, med 2920 och 2941 på debetsidan och 7290 och 7519 på kreditsidan. Årets faktiska semesterlöner kostnadsförs sedan löpande när de betalas ut, och en ny reservering görs vid nästa bokslut. Metoden är enkel att förstå men gör resultatet ojämnt under året.

Löpande justering innebär att skulden räknas om varje månad och att bara förändringen bokförs. Metoden ger en jämnare resultatkurva och är den som de flesta lönesystem stöder, men den kräver att någon faktiskt läser av saldot varje månad.

Oavsett metod är felet att undvika detsamma: att låta reserveringen ligga kvar orörd och samtidigt kostnadsföra de utbetalda semesterlönerna. Då belastas resultatet två gånger för samma semesterdagar.

När semester tas ut

När ledigheten faktiskt tas ut betalas semesterlönen ut via den vanliga lönekörningen, med skatteavdrag och arbetsgivaravgifter som vanligt. Kostnaden hamnar då på ett semesterlönekonto, till exempel 7285 Semesterlöner till tjänstemän, och avgifterna på 7510. Reserveringen minskas i samma takt, vilket är exakt det som gör att förändringskontot går mot noll över tid. Hela flödet i en lönekörning går vi igenom i guiden om att bokföra löner och arbetsgivaravgifter.

Två situationer avviker och är värda att känna igen:

• Dagar som inte kunnat läggas ut. Enligt 26 a § semesterlagen ersätts betalda semesterdagar som inte sparats och inte kunnat läggas ut under semesteråret med semesterlön, som ska betalas senast en månad efter semesterårets utgång. Ersättning lämnas dock bara för det antal dagar som tillsammans med de dagar som tjänats in under intjänandeåret överstiger tjugofem.
• Anställningen upphör. Då blir den intjänade semestern semesterersättning i stället, enligt 28 §. Ersättningen bestäms enligt 29 § efter grunderna för beräkning av semesterlön, och för sparade dagar beräknas den som om dagarna tagits ut under det semesterår då anställningen upphörde. Enligt 30 § ska den betalas ut utan oskäligt dröjsmål och senast en månad efter anställningens upphörande.

Konteringsexempel

Ett aktiebolag med fem tjänstemän följer kollektivavtal och har kalenderår som räkenskapsår. Den 31 december har de anställda sammanlagt 100 intjänade men inte uttagna semesterdagar. Alla har 30 000 kronor i månadslön. Bolaget använder K2:s dagvärde på 5,4 procent av månadslönen och räknar med full arbetsgivaravgift, 31,42 procent. Ingående skuld från föregående bokslut var 140 000 kronor för lönedelen och 43 988 kronor för avgifterna.

Semesterlöneskulden blir 30 000 × 0,054 × 100 = 162 000 kronor. Arbetsgivaravgifterna blir 162 000 × 0,3142 = 50 900 kronor. Förändringen att bokföra är alltså 162 000 minus 140 000, det vill säga 22 000 kronor på lönedelen, och 50 900 minus 43 988, det vill säga 6 912 kronor på avgifterna.

Steg 1, reservering vid bokslutet den 31 december:

Konto	Debet	Kredit
7290 Förändring av semesterlöneskuld	22 000
7519 Arbetsgivaravgifter för semester- och löneskulder	6 912
2920 Upplupna semesterlöner		22 000
2941 Beräknade upplupna lagstadgade sociala avgifter		6 912

Efter bokningen står 2920 på 162 000 kronor och 2941 på 50 900 kronor, tillsammans 212 900 kronor i posten Upplupna kostnader och förutbetalda intäkter.

Steg 2, vändning den 1 januari om bolaget väljer den metoden:

Konto	Debet	Kredit
2920 Upplupna semesterlöner	162 000
2941 Beräknade upplupna lagstadgade sociala avgifter	50 900
7290 Förändring av semesterlöneskuld		162 000
7519 Arbetsgivaravgifter för semester- och löneskulder		50 900

Under året kostnadsförs sedan de faktiska semesterlönerna på 7285 och avgifterna på 7510, och vid nästa bokslut görs en ny reservering för hela det då aktuella saldot.

Vanliga misstag att undvika

• Att bokföra hela skulden när föregående års reservering ligger kvar. Då kostnadsförs samma semester två gånger. Är reserveringen inte vänd är det bara förändringen som ska bokföras, och kontona 7090 och 7290 heter förändring av semesterlöneskuld av en anledning.
• Att glömma arbetsgivaravgifterna. De lagstadgade avgifterna ska ingå enligt K2, och de är nästan en tredjedel av beloppet.
• Att lägga avgifterna på 7510. Avgifter på semester- och löneskulder hör hemma på 7519, så att 7510 fortsatt går att stämma av mot deklarationerna.
• Att hoppa över de sparade dagarna. De ligger kvar i upp till fem år och räknas upp med lönen.
• Att kostnadsföra utbetald semesterlön utan att minska reserveringen. Då belastas resultatet två gånger.
• Att använda en schablon utan underlag. K2 kräver individuell beräkning, och schablonen har villkor som sällan är uppfyllda i ett litet bolag.
• Att räkna med förra årets avgiftsprocent. Är procentsatserna för utbetalningsåret kända ska de användas.
• Att räkna in avtalade avgifter i ett bokslut för 2025. Den möjligheten gäller först för räkenskapsår som inleds efter den 31 december 2025.
• Att redovisa skulden som en avsättning. Intjänad semester är enligt K2 en upplupen kostnad, även om betalningstidpunkt eller belopp är ovissa på balansdagen.
• Att glömma ägarens egen semester. En ägare som tar ut lön är anställd och tjänar in semester på samma villkor som övriga.

Vanliga frågor om semesterlöneskuld

Hur beräknar jag semesterlöneskulden?

Utgå från antalet intjänade men inte uttagna semesterdagar per anställd på balansdagen och multiplicera med värdet av en semesterdag. Med sammalöneregeln består dagvärdet av lönen för dagen plus semestertillägget, som enligt 16 a § semesterlagen är 0,43 procent av månadslönen per betald semesterdag. Kollektivavtal sätter ofta ett högre tillägg, och K2:s eget räkneexempel utgår från 5,4 procent av månadslönen per dag, varav 4,6 procent lön och 0,8 procent semestertillägg. Med procentregeln är semesterlönen i stället tolv procent av den förfallna lönen under intjänandeåret. Lägg därefter på arbetsgivaravgifterna.

På vilket konto bokförs semesterlöneskuld?

Skulden bokförs på 2920 Upplupna semesterlöner och arbetsgivaravgifterna på den på 2941 Beräknade upplupna lagstadgade sociala avgifter. Kostnadssidan beror på personalkategori: 7090 Förändring av semesterlöneskuld används för kollektivanställda och 7290 för tjänstemän och företagsledare, med 7291 och 7292 som underkonton om du vill dela upp dem. Arbetsgivaravgifterna kostnadsförs på 7519 Arbetsgivaravgifter för semester- och löneskulder, inte på det vanliga avgiftskontot 7510.

Ska sociala avgifter bokföras på semesterlöneskulden?

Ja, de lagstadgade ska alltid ingå. Det följer av punkt 17.10 i K2, som säger att lagstadgade arbetsgivaravgifter ska ingå i semesterlöneskulden. Är procentsatserna för utbetalningsåret kända ska de användas, annars de som gäller på balansdagen. För räkenskapsår som inleds efter den 31 december 2025 gäller en ny lydelse genom BFNAR 2025:2, som dessutom tillåter att avtalade avgifter baserade på lön och särskild löneskatt på pensionsdelen räknas in. Tidigare fick de uttryckligen inte ingå, så här skiljer sig ett bokslut för 2026 från ett för 2025.

Måste ett bolag utan anställda bokföra semesterlöneskuld?

Nej, finns ingen anställd finns ingen intjänad semester och därmed ingen skuld. Frågan är ändå värd att ställa i ett fåmansbolag, eftersom ägaren som tar ut lön är anställd och tjänar in semester precis som vilken annan anställd som helst. Tar ägaren ut lön hela året men aldrig någon semesterlön växer skulden i tysthet, och den ska då redovisas. Skulle bolaget helt sakna utbetald lön under året finns däremot ingenting att reservera för.

Vad är skillnaden mellan sammalöneregeln och procentregeln?

Sammalöneregeln innebär att den anställda behåller sin vanliga vecko- eller månadslön under semestern och får ett semestertillägg ovanpå. Procentregeln innebär i stället att semesterlönen räknas som tolv procent av den lön som förfallit till betalning under intjänandeåret. Enligt 16 § semesterlagen är sammalöneregeln huvudregel för den som har lön bestämd per vecka eller månad, men procentregeln ska användas i fem uppräknade fall, bland annat vid rörlig lön som utgör minst tio procent av lönen och vid varierande sysselsättningsgrad. Arbetsgivaren får dessutom alltid välja procentregeln.

Förenkla bokföring, bokslut och deklaration med Invenseit

Semesterlöneskulden är en av de få bokslutsposter där hela beloppet finns färdigt i lönesystemet och ändå ofta räknas fram för hand i sista stund. Läser du av saldot per anställd, lägger på rätt års avgiftsprocent och bokför förändringen i stället för hela beloppet, är posten klar på en kvart och stämmer dessutom mot underlaget. Hur resten av bokslutet hänger ihop går vi igenom i guiden om bokslut steg för steg. Med Invenseit gör du din digitala årsredovisning och din inkomstdeklaration (INK2) direkt i webbläsaren, med realtidsvalidering som fångar upp fel innan inlämning och signering med BankID. Har du frågor om just din semesterlöneskuld är du välkommen att kontakta oss.