Bokföra avsättningar och garantier: konton, skatt, exempel

Avsättningar hör till de poster som ofta skapar huvudbry i bokslutet. Till skillnad från en vanlig skuld vet du varken exakt hur mycket den kommer att kosta eller precis när den ska betalas, men du vet att den med stor sannolikhet kommer. Det vanligaste exemplet är garantiåtaganden: säljer du en vara med garanti har du en framtida utgift redan när försäljningen sker, även om du ännu inte vet vilka kunder som kommer att reklamera. I den här guiden går vi igenom vad en avsättning egentligen är, när du får och ska göra en, vilka konton du använder, hur du bokför en garantiavsättning steg för steg med färdiga konteringsexempel, och de särskilda skatteregler för framtida garantiutgifter som gör att bokföring och deklaration ofta skiljer sig åt.

Bokföra avsättningar och garantier i korthet

Om du har bråttom är det här det viktigaste att ta med sig:

• En avsättning är en förpliktelse som är säker eller sannolik till sin förekomst men oviss till belopp eller tidpunkt. Den redovisas under en egen rubrik i balansräkningen, mellan obeskattade reserver och skulder.
• Tre krav ska vara uppfyllda: en befintlig förpliktelse till följd av en inträffad händelse, ett sannolikt utflöde av resurser, och ett belopp som kan uppskattas tillförlitligt.
• Garantiavsättningar bokförs på konto 2220 Avsättningar för garantier med 6361 Förändring av garantiavsättning som motkonto. Faktiska garantikostnader bokförs på 6362.
• Skattemässigt är avdraget för framtida garantiutgifter begränsat av en schablonregel (16 kap. 4 § inkomstskattelagen) och återförs året efter (16 kap. 3 §). Skillnaden mot bokföringen blir en justering i deklarationen.
• K2 är mer restriktivt än K3. I K2 krävs att åtagandet följer av avtal eller offentligrättsliga regler, medan K3 även tillåter avsättning för informella förpliktelser.

Vad är en avsättning?

En avsättning är en skuld som är oviss till belopp eller till den tidpunkt då den ska betalas. De grundläggande reglerna finns i årsredovisningslagen, som säger att en avsättning ska göras för förpliktelser som är hänförliga till räkenskapsåret eller tidigare år och som på balansdagen är säkra eller sannolika till sin förekomst men ovissa till belopp eller till den tidpunkt då de ska infrias.

Det är just ovissheten som skiljer en avsättning från en vanlig skuld:

• En skuld är bestämd både till belopp och tidpunkt. En leverantörsfaktura på 12 500 kr som förfaller den 31 januari är en skuld, inte en avsättning.
• En avsättning vet du kommer, men inte exakt hur stor den blir eller när. Framtida garantireparationer på sålda varor är ett typexempel: åtagandet finns, men utfallet är osäkert.

Ett tredje begrepp är viktigt att hålla isär. Är utgiften bara möjlig men inte sannolik, eller går beloppet inte att uppskatta tillförlitligt, är det en eventualförpliktelse (tidigare kallad ansvarsförbindelse). En eventualförpliktelse bokförs inte, utan du upplyser bara om den i en not. Gränsen går vid sannolikheten: en avsättning kräver att det är mer troligt än inte att förpliktelsen leder till en utbetalning.

I balansräkningen får avsättningarna en egen huvudrubrik. De placeras efter eget kapital och obeskattade reserver, men före de långfristiga och kortfristiga skulderna, så att läsaren ser att de är en annan typ av post än de säkra skulderna.

När ska du göra en avsättning?

Tre villkor ska vara uppfyllda på balansdagen för att en avsättning ska redovisas. Saknas något av dem ska ingen avsättning göras.

1. Befintlig förpliktelse. Det finns en förpliktelse till följd av en inträffad händelse. För garantier är den inträffade händelsen att du har sålt en vara eller tjänst med garanti.
2. Sannolikt utflöde. Det är sannolikt att förpliktelsen leder till ett utflöde av resurser. Sannolikt betyder mer troligt än inte, alltså att sannolikheten överstiger 50 procent.
3. Tillförlitlig uppskattning. Beloppet kan uppskattas på ett tillförlitligt sätt, normalt utifrån historisk erfarenhet eller en rimlig kalkyl.

Uppskattningen behöver inte vara exakt. Tanken med en avsättning är just att du bokför en välgrundad bedömning trots att det slutliga beloppet är osäkert. För garantier är en vanlig metod att utgå från historiskt utfall, till exempel hur stor andel av omsättningen som tidigare år har gått åt till att hantera garantiärenden, och tillämpa den andelen på årets garantigrundande försäljning.

Konton för avsättningar

Avsättningar samlas i kontogrupp 22 i BAS-kontoplanen. Vilket konto du använder beror på vad avsättningen avser.

Avser	Konto	Kontonamn
Garantiåtaganden mot kund	2220	Avsättningar för garantier
Pensioner enligt tryggandelagen	2210	Avsättningar för pensioner enligt tryggandelagen
Övriga pensionsförpliktelser	2230	Övriga avsättningar för pensioner och liknande förpliktelser
Uppskjuten skatt (främst K3)	2240	Avsättningar för uppskjutna skatter
Övriga skatter	2250	Övriga avsättningar för skatter
Tvister, omstrukturering och annat	2290	Övriga avsättningar

För garantier finns dessutom särskilda kostnadskonton i resultaträkningen som hör ihop med 2220:

• 6360 Garantikostnader är gruppens huvudkonto.
• 6361 Förändring av garantiavsättning används för att öka eller minska själva avsättningen vid bokslutet. Det är motkontot till 2220.
• 6362 Faktiska garantikostnader används för de garantiärenden du faktiskt åtgärdar under året, till exempel reparationer och utbyten.

Att hålla isär 6361 och 6362 är poängen med uppdelningen: 6362 visar vad garantierna verkligen kostade, medan 6361 visar hur din reservation för framtida åtaganden förändrades.

Så bokför du en garantiavsättning

Garantiavsättningen hanteras i två steg. Under året kostnadsför du de faktiska garantiärendena, och vid bokslutet justerar du avsättningen så att den speglar de åtaganden som återstår.

Steg 1: Gör eller öka avsättningen vid bokslutet

När du ökar avsättningen debiterar du kostnadskontot 6361 och krediterar skuldkontot 2220.

Exempel: Ditt företag säljer produkter med två års garanti. Vid bokslutet uppskattar du framtida garantikostnader för årets försäljning till 50 000 kr. Ingående saldo på 2220 är noll.

Konto	Debet	Kredit
6361 Förändring av garantiavsättning	50 000
2220 Avsättningar för garantier		50 000

Avsättningen påverkar ingen moms. Moms hanteras först när den faktiska garantiutgiften uppstår och betalas.

Steg 2: Bokför faktiska garantikostnader under året

När en kund reklamerar och du åtgärdar felet bokför du den verkliga utgiften där den hör hemma. Köper du in en reservdel lyfter du den ingående momsen som vanligt.

Exempel: En kund reklamerar och du byter en defekt komponent som du köper för 8 000 kr plus 25 procent moms och betalar från företagskontot.

Konto	Debet	Kredit
6362 Faktiska garantikostnader	8 000
2640 Ingående moms	2 000
1930 Företagskonto		10 000

Utför du i stället reparationen med egen personal och eget material hamnar kostnaderna på de vanliga kontona för löner och material som arbetet faktiskt avser.

Steg 3: Justera eller lös upp avsättningen

Vid nästa bokslut räknar du om hur stor avsättningen behöver vara och justerar 2220 mot 6361. Behöver den minska gör du tvärtom mot steg 1: du debiterar 2220 och krediterar 6361.

Exempel: Ingående saldo på 2220 är 50 000 kr. Vid det nya bokslutet bedömer du att kvarvarande garantiåtaganden bara motiverar 35 000 kr. Avsättningen ska minska med 15 000 kr.

Konto	Debet	Kredit
2220 Avsättningar för garantier	15 000
6361 Förändring av garantiavsättning		15 000

Har garantiåtagandena upphört helt löser du upp hela avsättningen på samma sätt, genom att debitera 2220 och kreditera 6361 med hela det kvarvarande beloppet.

Avsättningar och skatt: avdrag för framtida garantiutgifter

En garantiavsättning är en bokföringsmässig kostnad via 6361, men skattemässigt får du inte alltid dra av hela beloppet. Reglerna finns i 16 kap. inkomstskattelagen och är ett klassiskt exempel på när bokföring och deklaration skiljer sig åt.

• Schablonregeln (16 kap. 4 §). Avdraget för framtida garantiutgifter får högst motsvara de garantikostnader som har redovisats under beskattningsåret, bortsett från förändringen av själva avsättningen. Enkelt uttryckt får du reservera skattemässigt upp till vad garantierna faktiskt kostade dig under året.
• Återföring året efter (16 kap. 3 §). Avdraget är inte permanent. Det ska återföras till beskattning det följande beskattningsåret, varefter du gör en ny bedömning och ett nytt avdrag. Effekten blir en löpande skattekredit så länge avsättningen finns kvar.
• Kort garantitid (16 kap. 4 §). Är garantitiden kortare än två år får avdraget inte överstiga så många tjugofjärdedelar av de redovisade garantikostnaderna som garantitiden utgör i månader. En garanti på tolv månader ger alltså högst tolv tjugofjärdedelar, det vill säga halva beloppet. Avdraget justeras också om räkenskapsåret inte är tolv månader.
• Utredningsregeln (16 kap. 5 §). Kan du visa att ett betydligt större avdrag är motiverat, till exempel vid nystartad verksamhet, större garantiåtaganden eller ett ändrat produktsortiment, får ett högre avdrag göras än schablonregeln medger.

Är den bokförda avsättningen större än det skattemässigt tillåtna avdraget lägger du tillbaka mellanskillnaden som en skattemässig justering i deklarationen. För aktiebolag sker det i inkomstdeklaration 2 (INK2) på blankett INK2S, och för handelsbolag på motsvarande sätt i INK4. Det är därför värt att hålla reda på både det bokförda och det skattemässiga beloppet redan i bokslutet.

K2 eller K3: vad får du ta upp?

Vilka avsättningar du får och ska redovisa beror på vilket regelverk du tillämpar.

• K2 (BFNAR 2016:10). Mer restriktivt. En avsättning får bara redovisas när åtagandet följer av ett avtal eller av offentligrättsliga regler. Garantiåtaganden mot kund bygger på avtal och är därför tillåtna, men en informell förpliktelse utan avtalsgrund får inte tas upp.
• K3 (BFNAR 2012:1). Mer omfattande. Här kan en avsättning grundas på både en legal och en informell förpliktelse. En informell förpliktelse uppstår när företaget genom etablerad praxis eller offentliga uttalanden har skapat en välgrundad förväntan hos andra om att det ska ta ett visst ansvar, även utan avtal.

Skillnaden spelar störst roll för avsättningar som inte vilar på avtal, exempelvis frivilliga återköp, miljöåtaganden eller omstruktureringar. För rena garantier mot kund är åtagandet avtalsbaserat och hanteras likartat i båda regelverken. Uppskjuten skatt på konto 2240 redovisas däremot normalt bara i K3, eftersom K2 inte tillåter att uppskjuten skatt tas upp.

Andra vanliga avsättningar

Garantier är det vanligaste exemplet, men samma princip gäller andra ovissa men sannolika förpliktelser. De bokförs på 2290 Övriga avsättningar mot ett kostnadskonto som passar förpliktelsens karaktär.

• Rättstvister. Är det sannolikt att du förlorar en tvist och måste betala skadestånd, och beloppet kan uppskattas, gör du en avsättning. Är utgången osäker är det i stället en eventualförpliktelse som bara nämns i not.
• Omstrukturering. En beslutad och kommunicerad omstrukturering kan kräva en avsättning för framtida utgifter, framför allt enligt K3.
• Pensioner. Pensionsåtaganden enligt tryggandelagen bokförs på 2210, övriga pensionsförpliktelser på 2230.

Exempel: Du bedömer att en pågående tvist sannolikt leder till ett skadestånd på 150 000 kr.

Konto	Debet	Kredit
Kostnadskonto (efter tvistens art)	150 000
2290 Övriga avsättningar		150 000

Vanliga misstag att undvika

• Boka en osäker post som avsättning. Är utgiften bara möjlig, inte sannolik, ska den inte bokföras utan bara upplysas om som en eventualförpliktelse i not.
• Blanda ihop 6361 och 6362. Förändringen av reserven hör på 6361, de faktiska garantiärendena på 6362. Bokför du allt på samma konto tappar du spårbarheten.
• Lägga moms på avsättningen. En avsättning är momsfri. Momsen hanteras först när den verkliga utgiften betalas.
• Glömma den skattemässiga justeringen. Hela den bokförda garantiavsättningen är sällan avdragsgill. Skillnaden mot schablonregeln ska återläggas i deklarationen.
• Missa återföringen. Det skattemässiga avdraget för framtida garantiutgifter återförs året efter, då en ny bedömning görs. Hoppar du över det blir deklarationen fel.
• Använda informella åtaganden i K2. I K2 krävs avtal eller offentligrättslig grund. En avsättning för en rent informell förpliktelse hör hemma i K3, inte i K2.

Vanliga frågor om att bokföra avsättningar och garantier

Vad är skillnaden mellan en avsättning och en skuld?

En skuld är bestämd både till belopp och tidpunkt, till exempel en leverantörsfaktura du vet ska betalas ett visst datum. En avsättning är en förpliktelse som är säker eller sannolik men oviss till belopp eller till när den ska infrias, till exempel framtida garantiåtaganden. Avsättningar redovisas under en egen rubrik i balansräkningen, skild från de vanliga skulderna.

På vilket konto bokför jag en garantiavsättning?

Själva avsättningen bokförs som en skuld på konto 2220 Avsättningar för garantier. Motkontot är 6361 Förändring av garantiavsättning i resultaträkningen. När du ökar avsättningen debiterar du 6361 och krediterar 2220, och när du minskar eller löser upp den gör du tvärtom. Faktiska garantikostnader under året bokförs separat, ofta på 6362 Faktiska garantikostnader.

När får jag göra en avsättning för garantier?

Tre krav ska vara uppfyllda på balansdagen: det finns en befintlig förpliktelse till följd av en inträffad händelse, alltså att du har sålt en vara med garanti, det är sannolikt att den leder till ett utflöde av resurser, och beloppet kan uppskattas på ett tillförlitligt sätt. Är utgiften bara möjlig men inte sannolik är det i stället en eventualförpliktelse, som du bara upplyser om i en not och inte bokför.

Är en avsättning för garantier skattemässigt avdragsgill?

Ja, men med en begränsning. Enligt schablonregeln i 16 kap. 4 § inkomstskattelagen får avdraget för framtida garantiutgifter högst motsvara de garantikostnader som redovisats under året, bortsett från förändringen av själva avsättningen. Avdraget återförs sedan till beskattning året efter enligt 16 kap. 3 §, då du gör en ny bedömning. Är garantitiden kortare än två år begränsas avdraget ytterligare, också enligt 16 kap. 4 §.

Får man göra avsättningar enligt K2?

Ja, men mer begränsat än i K3. I K2 får en avsättning bara redovisas när åtagandet följer av ett avtal eller av offentligrättsliga regler, vilket garantiåtaganden mot kund normalt gör. Informella förpliktelser, till exempel en branschpraxis eller ett offentligt löfte utan avtalsgrund, får däremot inte redovisas som avsättning i K2. I K3 kan även informella förpliktelser ligga till grund för en avsättning.

Hur bokför jag en faktisk garantikostnad?

När du faktiskt åtgärdar ett garantiärende, till exempel reparerar eller byter en vara, bokför du kostnaden där den hör hemma, ofta på 6362 Faktiska garantikostnader eller på vanliga konton för material och arbete, med eventuell ingående moms på 2640. Vid bokslutet stämmer du sedan av och justerar avsättningen på 2220 mot 6361 så att den motsvarar de återstående garantiåtagandena.

Förenkla bokföring, bokslut och deklaration med Invenseit

Avsättningar är ett bra exempel på en post där redovisning och beskattning drar åt olika håll, och där bokslutet avgör om både årsredovisning och deklaration blir rätt. Med Invenseit får du stöd hela vägen, från löpande bokföring till digital årsredovisning och inkomstdeklaration, med realtidsvalidering som fångar fel innan inlämning och signering med BankID. Du för enkelt över siffrorna från årsredovisningen till deklarationen och lämnar in till både Bolagsverket och Skatteverket i samma flöde. Vill du läsa mer har vi guider om att bokföra konsulttjänster och om kontantmetoden och fakturametoden. Har du frågor om just din bokföring är du välkommen att kontakta oss.