Bokföra konsulttjänster: konton, moms och exempel

Konsulttjänster är en av de vanligaste posterna i en svensk bokföring, och samtidigt en av dem som oftast hamnar på fel konto. Hela frågan ser dessutom olika ut beroende på var du står: köper du in en konsult blir arvodet en kostnad, säljer du dina egna tjänster blir det en intäkt, och köper eller säljer du över gränsen tillkommer reglerna om omvänd skattskyldighet. I den här guiden går vi igenom vilket konto du ska använda i varje läge, hur du hanterar momsen, hur du bokför både köpta och sålda konsulttjänster med färdiga konteringsexempel, hur utländska fakturor fungerar, och de skattefällor kring F-skatt, periodisering och avdragsrätt som är lätta att missa.

Bokföra konsulttjänster i korthet

Om du har bråttom är det här det viktigaste att ta med sig:

• Köper du en konsulttjänst bokförs den som en kostnad i kontogrupp 65 Övriga externa tjänster, oftast 6550 Konsultarvoden, med ingående moms på 2640 och kredit på 2440 Leverantörsskulder eller 1930 Företagskonto.
• Säljer du konsulttjänster bokförs intäkten i 3000-serien, till exempel 3041 Försäljning tjänster inom Sverige, med utgående moms på 2611 och kundfordran på 1510.
• Momsen är 25 procent på inhemska konsulttjänster. I en helt momspliktig verksamhet är köparens ingående moms fullt avdragsgill och blir aldrig en kostnad.
• Köp och försäljning till utlandet följer huvudregeln med omvänd skattskyldighet, där köparen själv redovisar både utgående och ingående moms (konton 2614 och 2645).
• Kontrollera alltid F-skatt. Saknar konsulten godkännande för F-skatt blir du som utbetalare skyldig att göra skatteavdrag och i vissa fall betala arbetsgivaravgifter.

Vad räknas som en konsulttjänst?

En konsulttjänst är en tjänst i form av rådgivning, utredning eller specialistarbete, till skillnad från en vara. Hit hör managementkonsulter, IT-konsulter, redovisningskonsulter, jurister, tekniska konsulter och liknande. Det avgörande för bokföringen är inte vad konsulten kallar sig, utan om du är köpare eller säljare av tjänsten.

Samma konsultfaktura bokförs nämligen på helt olika konton beroende på rollen:

• Som köpare blir arvodet en kostnad i kontoklass 6, normalt kontogrupp 65 Övriga externa tjänster.
• Som säljare blir arvodet en intäkt i kontoklass 3, normalt 3000-serien för försäljning inom Sverige.

Det finns ett undantag värt att känna till redan här. Är den inköpta konsulttjänsten en direkt kostnad i din kärnverksamhet, till exempel en underkonsult vars arbete du säljer vidare till din egen kund, bokförs den i stället i kontoklass 4 på 4600 Legoarbeten och underentreprenader. Då hamnar den bland de direkta kostnaderna i resultaträkningen i stället för bland de externa tjänsterna.

Köpa konsulttjänst: vilket konto väljer du?

Den vanligaste frågan är vilket konto en köpt konsulttjänst ska bokföras på. Svaret beror på vilken typ av tjänst det rör sig om. BAS-kontoplanen har flera konton i grupp 65, och poängen med att hålla isär dem är spårbarhet: du ska kunna se vad företaget köper konsulthjälp för.

Typ av konsulttjänst	Konto	Kontonamn
Rena, breda konsultuppdrag och rådgivning	6550	Konsultarvoden
Bokföring, bokslut och redovisning	6530	Redovisningstjänster
IT- och datakonsulter, support, programvara	6540	IT-tjänster
Lagstadgad revision (granskning)	6420	Ersättningar till revisor
Juridik, advokat och rättegång	6580	Advokat- och rättegångskostnader
Övrigt som inte passar ovan	6590	Övriga externa tjänster
Underkonsult som vidarefaktureras	4600	Legoarbeten och underentreprenader

6550 Konsultarvoden är standardvalet för rena, breda konsultuppdrag som management-, organisations- eller teknisk rådgivning. Vill du dela upp dem ytterligare finns underkonton som 6551 Arkitekttjänster, 6553 Tekniska konsulttjänster, 6554 Finansiell och övrig ekonomisk rådgivning och 6555 Skatterådgivning.

Två konton blandas ofta ihop. 6530 Redovisningstjänster avser själva bokförings- och bokslutsarbetet du köper av en redovisningsbyrå, alltså utförandet. 6420 Ersättningar till revisor är arvodet till den stämmovalda revisorn för lagstadgad revision, alltså granskningen. Att det ofta är samma byrå spelar ingen roll, det är vad tjänsten avser som styr kontot.

6540 IT-tjänster används för köpta IT-tjänster som installation, programmering, support, drift och programvaruabonnemang. Är tjänsten varken konsultuppdrag, redovisning, IT, revision eller juridik bokför du den på restposten 6590 Övriga externa tjänster.

Tänk på att bokföringsprogrammen skiljer sig åt. Konto 6550 är till exempel inte aktiverat som standard i Visma eEkonomi utan måste plockas fram bland de inaktiva kontona, medan Bokio och Fortnox har egna konteringsmallar. Kontrollera alltid vilket konto programmet faktiskt föreslår.

Så bokför du en köpt konsulttjänst

När du köper en konsulttjänst debiterar du kostnadskontot med nettobeloppet, lyfter den ingående momsen på 2640, och krediterar 2440 Leverantörsskulder (fakturametoden) eller 1930 Företagskonto (kontantmetoden). I en helt momspliktig verksamhet är hela momsbeloppet avdragsgillt.

Exempel: Du får en leverantörsfaktura från en managementkonsult på 10 000 kr plus 25 procent moms.

Konto	Debet	Kredit
6550 Konsultarvoden	10 000
2640 Ingående moms	2 500
2440 Leverantörsskulder		12 500

När fakturan sedan betalas bokar du bort leverantörsskulden:

Konto	Debet	Kredit
2440 Leverantörsskulder	12 500
1930 Företagskonto		12 500

Avser tjänsten i stället redovisning eller IT byter du bara kostnadskonto.

Exempel: Du köper en redovisningstjänst för 4 000 kr plus moms och betalar direkt från företagskontot.

Konto	Debet	Kredit
6530 Redovisningstjänster	4 000
2640 Ingående moms	1 000
1930 Företagskonto		5 000

Köper du i stället IT-konsulttjänster, till exempel programmering eller ett programvaruabonnemang, använder du 6540.

Exempel: Du får en leverantörsfaktura från en IT-konsult på 8 000 kr plus 25 procent moms.

Konto	Debet	Kredit
6540 IT-tjänster	8 000
2640 Ingående moms	2 000
2440 Leverantörsskulder		10 000

Är du som köpare inte momsregistrerad, till exempel en enskild firma under momsgränsen, bokför du i stället hela bruttobeloppet inklusive moms direkt på kostnadskontot. Då blir momsen en del av kostnaden och hamnar aldrig på 2640.

Sälja konsulttjänster: bokföra din egen intäkt

Säljer du själv konsulttjänster bokför du i stället en intäkt. Du krediterar ett intäktskonto i 3000-serien med nettobeloppet och utgående moms på 2611 med momsen. Som motkonto använder du kundfordran 1510 (fakturametoden) eller bankkontot 1930 (kontantmetoden).

I den utökade BAS-kontoplanen som de flesta bokföringsprogram använder heter intäktskontot 3041 Försäljning tjänster inom Sverige, 25 % moms. Standardkontoplanen (BAS Normal) listar bara huvudkontona, där 3001 Försäljning inom Sverige, 25 % moms är standardkontot. Båda fungerar, välj det som ditt program använder.

Exempel, fakturametoden: Du fakturerar ett konsultarvode på 10 000 kr plus 25 procent moms.

Konto	Debet	Kredit
1510 Kundfordringar	12 500
3041 Försäljning tjänster inom Sverige		10 000
2611 Utgående moms på försäljning inom Sverige, 25 %		2 500

När kunden betalar bokar du bort kundfordran (Debet 1930, Kredit 1510). Med kontantmetoden bokför du i stället intäkten och momsen först när betalningen kommer in, direkt mot 1930. Tänk på att även med kontantmetoden måste obetalda kundfakturor bokas upp som kundfordringar vid bokslutet.

Försäljningen bokförs på exakt samma sätt oavsett om du driver enskild firma eller aktiebolag. Skillnaden uppstår först vid ägaruttaget: i enskild firma tar du eget uttag mot eget kapital (2013 Övriga egna uttag), medan ett aktiebolag betalar ut lön som en personalkostnad. Själva intäktsbokföringen påverkas inte.

Utländska konsulter och omvänd skattskyldighet

Köper eller säljer du konsulttjänster över gränsen gäller särskilda momsregler. Huvudregeln för tjänster mellan företag (B2B) är att tjänsten beskattas i köparens land. Konsulttjänster omfattas av denna huvudregel, som numera finns i 6 kap. 32 § mervärdesskattelagen (2023:200), i kraft sedan den 1 juli 2023.

Transaktion	Konto intäkt/kostnad	Momskonton	Momsruta
Köp av tjänst från EU	6550 eller 4535	2614 + 2645	21, 30, 48
Köp av tjänst utanför EU	6550 eller 4531	2614 + 2645	22, 30, 48
Sälj tjänst till företag i EU	3308	Ingen svensk moms	39 + periodisk sammanställning
Sälj tjänst till företag utanför EU	3305	Ingen svensk moms	40

Kontona 4535 (inköp av tjänster från annat EU-land) och 4531 (inköp av tjänster från land utanför EU) är särskilda inköpskonton som vissa bokföringsprogram använder i stället för 6550, så att momsen hamnar rätt i rutorna automatiskt. Du kan lika gärna kostnadsföra på 6550, det är momskontona som styr rutorna.

Köper du en konsulttjänst från ett företag i ett annat EU-land eller utanför EU fakturerar säljaren utan moms, och du tillämpar omvänd skattskyldighet. Det innebär att du själv beräknar svensk moms på 25 procent och bokför den både som utgående moms på 2614 och som beräknad ingående moms på 2645. Vid full avdragsrätt tar de två momsposterna ut varandra och nettoeffekten blir noll. Eftersom det är en tjänst behövs ingen importdeklaration.

Exempel: Du köper en konsulttjänst från ett EU-land för 100 000 kr utan moms och har full avdragsrätt.

Konto	Debet	Kredit
6550 Konsultarvoden	100 000
2645 Beräknad ingående moms på förvärv från utlandet	25 000
2614 Beräknad utgående moms på tjänsteförvärv från utlandet, 25 %		25 000
2440 Leverantörsskulder		100 000

Samma kontering används för köp från ett land utanför EU. Den enda skillnaden är att beskattningsunderlaget redovisas i ruta 22 i momsdeklarationen i stället för ruta 21. Kontona 2614 och 2645 gäller tjänsteförvärv från utlandet. Förväxla dem inte med 2615 (beräknad utgående moms på varuförvärv från annat EU-land) eller 2647 (ingående moms vid inhemsk omvänd skattskyldighet).

Säljer du i stället en konsulttjänst till ett företag i ett annat EU-land lägger du ingen svensk moms på. Fakturan märks "Omvänd betalningsskyldighet" eller "Reverse charge" och ska innehålla både ditt och köparens VAT-nummer. Intäkten bokförs på 3308 Försäljning tjänster till annat EU-land, redovisas i ruta 39 och tas med i den periodiska sammanställningen. Säljer du till ett företag utanför EU är det en momsfri export av tjänst som bokförs på 3305 Försäljning tjänster till land utanför EU och redovisas i ruta 40, utan periodisk sammanställning.

Kontrollera alltid köparens VAT-nummer i EU-kommissionens VIES-tjänst innan du fakturerar utan moms. Ett ogiltigt eller saknat VAT-nummer kan göra att Skatteverket underkänner den momsfria behandlingen. Tänk också på att försäljning till privatpersoner (B2C) följer andra regler: en konsulttjänst till en privatperson inom EU beskattas normalt med svensk moms. Reglerna finns beskrivna hos Skatteverket.

Periodisering, förskott och vidarefakturering

Faller köpet eller försäljningen runt ett årsskifte ska kostnaden eller intäkten hamna på rätt år. Då periodiserar du i bokslutet.

• Förutbetald kostnad: Du har betalat ett konsultarvode i år men det avser nästa år. Bokför Debet 1790 Övriga förutbetalda kostnader och upplupna intäkter, Kredit 6550. Posten återförs nästa år.
• Upplupen kostnad: Konsulten har utfört arbetet i år men fakturan kommer först nästa år. Bokför Debet 6550, Kredit 2990 Övriga upplupna kostnader och förutbetalda intäkter.
• Upplupen intäkt (säljarsidan): Du har utfört arbete men inte hunnit fakturera. Bokför Debet 1620 Upparbetad men ej fakturerad intäkt, Kredit 3041.

Ett förskott du betalar till en konsult innan tjänsten är levererad är ingen kostnad ännu, utan en tillgång. Bokför det på 1480 Förskott för varor och tjänster och flytta det till 6550 först när tjänsten utförts.

Vidarefakturering är en vanlig snubbeltråd. Köper du in en tjänst som du sedan fakturerar vidare till din kund bokför du inköpet som vanligt, lyfter momsen, och redovisar utgående moms när du fakturerar vidare. Den viktiga regeln är att den vidarefakturerade tjänsten behåller sin egen momssats. Vidarefakturerar du till exempel en hotellnatt med 12 procent moms ska du lägga på 12 procent, även om ditt eget konsultarvode i övrigt har 25 procent. Ett rent utlägg, där din kund är den egentliga betalningsansvariga, hanteras däremot utan moms och utan påslag.

När ska konsultarvodet aktiveras i stället för att kostnadsföras?

Ibland ska ett konsultarvode inte kostnadsföras direkt, utan läggas till anskaffningsvärdet på en tillgång och kostnadsföras över tid genom avskrivning.

• Konsult kopplad till en anläggningstillgång. Är arvodet direkt hänförligt till anskaffningen av en tillgång, till exempel projektering eller installation av en maskin, ska det aktiveras i tillgångens anskaffningsvärde i stället för att bokföras på 65xx.
• Egenupparbetade immateriella tillgångar. Konsultutgifter för att internt ta fram till exempel ett eget system får inte aktiveras i ett K2-företag enligt Bokföringsnämndens K2-regelverk, utan måste kostnadsföras direkt. Tillämpar du K3 är aktivering tillåten, men då krävs en avsättning till bunden Fond för utvecklingsutgifter.

Exempel: Du köper konsulthjälp för 50 000 kr plus moms för installation av en ny maskin. Arvodet aktiveras tillsammans med maskinen.

Konto	Debet	Kredit
1220 Inventarier och verktyg	50 000
2640 Ingående moms	12 500
2440 Leverantörsskulder		62 500

F-skatt och gränsdragningen konsult eller anställd

Innan du betalar en konsult ska du kontrollera att hen är godkänd för F-skatt. Det avgör vem som ansvarar för skatt och avgifter, och du ser det i avtalet och på fakturan.

• Konsulten har F-skatt: Du gör inget skatteavdrag och betalar inga arbetsgivaravgifter. Du bokför arvodet och eventuell moms som vanligt.
• Konsulten saknar F-skatt och är en juridisk person: Du ska dra 30 procent skatt på arbetsersättningen.
• Konsulten saknar F-skatt och är en fysisk person eller enskild näringsidkare: Du ska både dra 30 procent skatt och betala arbetsgivaravgifter på ersättningen för utfört arbete.

Exempel: Du anlitar en konsult (enskild näringsidkare) som saknar F-skatt för 10 000 kr. Du måste dra 30 procent skatt och lägga på arbetsgivaravgifter (31,42 procent).

Konto	Debet	Kredit
6550 Konsultarvoden	10 000
7510 Arbetsgivaravgifter	3 142
2730 Lagstadgade sociala avgifter		3 142
2710 Personalskatt (avdragen källskatt)		3 000
1930 Företagskonto (utbetalt till konsulten)		7 000

Det här är reglerna kring skatteavdrag med 30 procent hos Skatteverket. Var också uppmärksam på gränsdragningen i sak: en "konsult" som i praktiken arbetar som anställd, med styrd arbetstid, fast arbetsplats, lång varaktighet och ingen egen affärsrisk, kan omklassificeras av Skatteverket. Då kan du i efterhand bli skyldig att betala arbetsgivaravgifter och skattetillägg.

Avdragsrätt och moms i deklarationen

Konsultkostnader som är driftkostnader för att förvärva eller behålla intäkter är fullt avdragsgilla enligt 16 kap. 1 § inkomstskattelagen, och den ingående momsen är avdragsgill om köpet har samband med din momspliktiga verksamhet. Det finns dock några undantag att hålla koll på:

• Konsult vid förvärv av aktier eller andelar. Konsultkostnader som hör till köp av aktier ska läggas till anskaffningsutgiften för andelarna, inte kostnadsföras direkt.
• Kapitalanskaffning. Kostnader för nyemission och annan kapitalanskaffning är däremot avdragsgilla enligt 16 kap. 8 § inkomstskattelagen, även när de bokförs direkt mot eget kapital.
• Representation. Måltider i samband med konsultmöten är inte avdragsgilla inkomstskattemässigt och bokförs på 6072, inte ihop med konsultarvodet. Momsavdrag medges dock på underlag upp till 300 kr per person (Skatteverket).

I momsdeklarationen redovisas inhemsk utgående moms i ruta 30 och avdragsgill ingående moms i ruta 48. Köp av tjänst från utlandet redovisas i ruta 21 (EU) eller 22 (utanför EU), försäljning av tjänst till företag i EU i ruta 39, och försäljning till företag utanför EU i ruta 40. De skattemässiga justeringarna följer sedan med när du gör din inkomstdeklaration (INK2).

Vanliga misstag att undvika

• Blanda ihop revision och redovisning. Revisorsarvode för lagstadgad revision hör på 6420, medan köpt bokförings- och bokslutsarbete hör på 6530.
• Använda 6550 som slasktratt. Passar tjänsten bättre på 6530, 6540, 6420 eller 6580 ska den ligga där, annars tappar du spårbarheten.
• Kreditera intäkten med bruttot. Vid försäljning ska nettot ligga på intäktskontot och momsen på 2611. Bruttot hamnar på kundfordran 1510.
• Strunta i momsposterna vid omvänd skattskyldighet. Att fakturan saknar moms betyder inte att du slipper bokföra moms. Du måste ta upp både 2614 och 2645, annars blir rutorna 21 eller 22, 30 och 48 fel.
• Förväxla momsrutorna. EU-köp redovisas i ruta 21, köp utanför EU i ruta 22. Försäljning till företag i EU (ruta 39) kräver periodisk sammanställning, försäljning utanför EU (ruta 40) gör det inte.
• Kostnadsföra en konsult som ska aktiveras. Arvode som hör till anskaffningen av en anläggningstillgång ska in i tillgångens värde, inte på 65xx.
• Boka förskott direkt som kostnad. Ett förskott till en konsult är en tillgång på 1480 tills tjänsten är levererad.
• Lita på att F-skatt finns. Kontrollera alltid, annars kan du bli betalningsskyldig för skatteavdrag och arbetsgivaravgifter.

Vanliga frågor om att bokföra konsulttjänster

Vilket konto ska jag bokföra konsultarvode på?

Rena konsultuppdrag och rådgivning bokförs normalt på konto 6550 Konsultarvoden. Avser tjänsten i stället löpande bokföring eller bokslut använder du 6530 Redovisningstjänster, för externa IT- och datakonsulter 6540 IT-tjänster, och för lagstadgad revision 6420 Ersättningar till revisor. Passar tjänsten inte i något specifikt konto används 6590 Övriga externa tjänster som restpost.

Vad är skillnaden mellan 6550, 6530 och 6590?

6550 Konsultarvoden är för rena, breda konsultuppdrag som management-, organisations- eller teknisk rådgivning. 6530 Redovisningstjänster avser själva bokförings- och bokslutsarbetet du köper av en redovisningsbyrå, alltså utförandet och inte granskningen. 6590 Övriga externa tjänster är en restpost för köpta tjänster som varken är konsultuppdrag, redovisning, IT eller revision.

Hur bokför jag en konsultfaktura från utlandet?

Köper du en konsulttjänst från ett företag i ett annat EU-land eller utanför EU enligt huvudregeln gäller omvänd skattskyldighet. Säljaren fakturerar utan moms och du beräknar själv svensk moms 25 procent, som bokförs både som utgående moms på 2614 och som beräknad ingående moms på 2645. Vid full avdragsrätt tar de två momsposterna ut varandra och nettot blir noll.

Hur bokför jag mitt eget konsultarvode som intäkt?

Säljer du konsulttjänster i Sverige krediterar du ett intäktskonto i 3000-serien, till exempel 3041 Försäljning tjänster inom Sverige med nettobeloppet, och 2611 Utgående moms på försäljning inom Sverige, 25 % med momsen. Med fakturametoden debiterar du 1510 Kundfordringar med bruttot vid faktureringen, med kontantmetoden bokför du i stället direkt mot 1930 Bank vid betalning.

Hur mycket moms är det på konsulttjänster?

Inhemska konsulttjänster har 25 procent moms, som är den vanliga skattesatsen i Sverige. Köparen drar av den ingående momsen i en helt momspliktig verksamhet, så momsen blir aldrig en kostnad utan kvittas i momsdeklarationen. Vid försäljning till företag i ett annat EU-land läggs ingen svensk moms på, då gäller omvänd betalningsskyldighet.

Hur vidarefakturerar jag konsultkostnader eller utlägg till kund?

Vid vidarefakturering bokför du inköpet som vanligt, lyfter momsen och redovisar sedan utgående moms när du fakturerar kunden vidare. En viktig regel är att den vidarefakturerade tjänsten behåller sin egen momssats, till exempel hotell 12 procent, även om du i övrigt fakturerar konsultarvode med 25 procent. Ett rent utlägg, där kunden har betalningsansvaret, hanteras utan moms och utan påslag.

Förenkla bokföring, bokslut och deklaration med Invenseit

Konsulttjänster är ett bra exempel på en post där valet av konto, momshanteringen och gränsen mellan köp, försäljning och utlandsfakturor avgör om bokföringen blir rätt. Med Invenseit får du stöd hela vägen, från löpande bokföring till digital årsredovisning och inkomstdeklaration (INK2), med realtidsvalidering som fångar fel innan inlämning och signering med BankID. Du för enkelt över siffrorna från årsredovisningen till deklarationen och lämnar in till både Bolagsverket och Skatteverket i samma flöde. Vill du läsa mer har vi guider om kontantmetoden och fakturametoden och om att bokföra ränteintäkt. Har du frågor om just din bokföring är du välkommen att kontakta oss.